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大事小事:時間日誌

歡迎回到博客系列 Big Little Things,我們在其中重點介紹了 Vtiger CRM 中一些鮮為人知且有時被忽視的功能和增強功能,這些功能和增強功能非常強大。 這篇文章重點介紹了 Timelogs 模塊,該模塊可以跟踪用戶或組在任務上花費的時間。 讓我們從基礎開始。

什麼是時間日誌?

無論您的計費依賴於按分鐘仔細跟踪時間,還是您想更好地跟踪花費在內部任務上的時間,Timelogs 模塊都將滿足您的需求。

時間日誌允許您記錄您在特定任務上花費的時間。 該模塊使您可以選擇活動的開始時間和日期以及結束時間和日期,並根據需要添加其他詳細信息。

時間日誌在任務、案例、內部工單和工單中可用。 您可以在每條記錄的 One View 部分中找到時間日誌,如下所示。

時間日誌位置

您還可以在其他兩個位置創建時間日誌:時間日誌模塊和快速創建菜單。

在 Timelogs 模塊中,您可以根據需要創建新的時間日誌。 您可以通過打開主菜單 > 項目 > 項目啟用 > 時間日誌來找到該模塊。

時間日誌模塊位置

如果您需要從 CRM 的不相關部分創建時間日誌,您可以從屏幕頂部標記為“+”圖標的“快速創建”菜單執行此操作。

使用計時器功能創建時間日誌

您可能會發現為您創建的每個時間日誌提供估計是不准確的。 為了精確計時,與 Timelogs 模塊兼容的單個記錄中提供了計時器功能。

計時器將允許您啟動、暫停和停止計時器,計時器每經過一秒就計數一次。 停止計時器後,將創建一個包含記錄時間的時間日誌。

要查找計時器,請進入任務的摘要視圖。 在任務中,時間日誌部分的右上角有一個開始圖標。 單擊此圖標將啟動計時器。

時間日誌的啟動計時器

再次單擊該圖標,雖然它現在是秒錶的形狀,但將創建一個彈出窗口,其中包含經過的總時間、暫停功能和停止計時器的選項。

時間日誌計時器彈出窗口

暫停計時器將允許您根據需要重新開始計時,而無需創建新的時間日誌記錄。 停止計時器將創建時間日誌記錄,並將最後時間添加到記錄中。

通過時間日誌計費

如果您按小時或其他時間範圍處理計費,您還可以通過相關記錄將時間日誌設置為計費。 這可以通過幾個步驟來完成。

首先,在創建或編輯記錄時,將記錄設置為“Is Billable”。 這可以在記錄的服務詳細信息塊中選擇。 然後,鏈接相關服務並設置您對服務收費的費率。

在下面的示例中,我將一個未完成的案例設置為“可計費”,並將與花費在案例上的時間相關的服務鏈接起來。 需要鏈接相關服務才能將記錄設置為可計費。

將案例設置為可計費

進行更改後,您也可以選擇將時間日誌設置為計費。

將時間日誌設置為計費

將記錄設置為已關閉或已解決後,您可以根據記錄創建發票。 此發票將根據記錄中設置的費率直接從設置為計費的時間日誌中提取信息。

從案例生成發票

按照此流程,您可以準確跟踪您在任務上花費的計費時間,並從同一記錄中快速為您的客戶開具發票。

時間日誌在行動

Timelogs 功能在現實世界的場景中得到最好的理解。

例如,一家為初創公司提供諮詢服務的公司每小時收取 XNUMX 美元的費用,用於支付與其中一位專家的交流時間。 客戶首先通過電子郵件聯繫。 此操作會在 CRM 中生成一個案例,供其團隊審核。

客戶發來的郵件被轉發到CRM的Mailroom,然後生成一個新的case。

從那裡開始,團隊成員將開始處理諮詢請求,這通常包括與客戶的多次會議以及與其他部門的額外內部工作。 知道請求是諮詢的,用戶首先將記錄設置為可計費並鏈接相關服務。

會議和內部花費的時間可以通過時間日誌計算,並在每個時間日誌中標記為可計費。 諮詢完成後,他們可以生成發票並將其發送給客戶的總工時。 即使有多個時間日誌鏈接到案例,它們都會在首次創建時自動添加到發票中。

現在,這只是該過程的一種通用方法。 也許您先發送報價或通過不同的流程處理帳單。 您可以根據需要修改 CRM 以及如何使用它,以更好地適應您的業務流程。

雖然 Timelogs 是一個小功能,但它是一個強大的工具,能夠跟踪花費在內部和外部任務上的時間。

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