我媽媽過去一直在為她的雜貨、每月開支、購物等創建清單。 她的旅行清單具有傳奇色彩。 根據我們旅行的地方，她會列出所有需要打包的物品，包括一套磁性國際象棋、蠟筆和我們孩子們的漫畫。 不過，她的清單是靈活的，並且可以根據她的心血來潮進行更改。
另一方面，我父親醫院的檢查表是精心擬定的，並認真執行。 作為一名外科醫生，他確保為不同的程序創建檢查表——手術前、手術中和手術後。
一項美國研究發現，使用世界衛生組織 (WHO) 手術安全檢查表的醫院將手術後死亡率降低了 22%。 1
您可以為您的個人和專業任務創建清單。 您是否知道清單是最古老、最便宜（如果您不介意這個詞）和最簡單的管理技術之一嗎？ 儘管本傑明富蘭克林被認為是現代清單之父，但我確信清單已經使用了幾個世紀。
在本博客中，我將討論清單如何幫助您提高工作效率，但首先……
什麼是清單？
清單是一種工作輔助工具，列出了必須在特定持續時間內完成的任務或活動。 高級清單還包括需要您完成任務的各種要求，例如工具、依賴項和行為。
清單有什麼幫助？
我們都擔心工作中的“移動球門柱”。 有時百米短跑可能會變成馬拉松。
我們還受到人類記憶有限這一事實的阻礙。 最重要的是，我們中的許多人傾向於拖延、忽視或忽略我們的任務。 清單可幫助您進行項目管理——無論項目多麼小。 它可以像寫博客一樣簡單，也可以像實現軟件解決方案一樣複雜。
清單可幫助您：
- 控制您的任務。
- 確定需要成為流程一部分的步驟並確定其優先級。
- 將您的任務分解為最小的元素，分配人員和日期。
- 確保不跳過關鍵任務。
- 專注於手頭的任務。
- 確保任務按公認的順序完成。
- 始終如一地執行以完成您的任務以達到預期的結果。
你如何創建一個清單？
既然您知道清單如何幫助您，您認為清單中需要包含哪些內容？ 在為程序創建清單時，需要考慮以下幾點：
- 定義為什麼需要創建清單。
- 確定所有需要完成的任務和子任務。
- 確定使用清單的方式、時間和人員。
- 確定負責每項任務的人員。
- 指定任務的依賴關係。
使用清單的好處
清單為組織和個人提供多種好處——尤其是員工的心理健康。 讓我們看看如何。
對組織的好處
更好地分配時間和精力
準確的清單可幫助您確定流程所需的所有步驟。 您將能夠識別重要任務並確定它們的優先級。 您將能夠轉移您的注意力、時間和精力，以便在其他人之前完成這些。
減少錯誤
清單可幫助您列出流程或項目在設定日期或持續時間內的所有任務和活動。 由於列出了所有任務，因此減少了出錯的機會，並且員工錯過任務的餘地很小。
提高效率
使用清單，員工可以輕鬆地處理整個流程。 錯誤減少了。 完成任務所需的時間和精力也減少了。 這些導致效率的提高。 有時，清單還可以幫助您識別冗餘或重複的步驟，這將幫助您消除冗餘步驟或改進流程。
識別重複性任務
清單使您可以輕鬆識別重複性任務或需要時間的任務。 對於那些擁有數字化流程或使用軟件的人來說，這是實現這些任務自動化的第一步。 想像一下您將通過自動化節省的時間。
提高生產力
再讀一遍以上。 你不認為它們都會提高生產力嗎？ 畢竟，您可以在更短的時間內完成更多工作。
員工福利
與其他管理技術或工具相比，清單可能是一種簡單的管理工具，但它在許多方面使您的員工受益。
增加動力
清單有助於實現小目標。 每完成一項任務，員工都會有成就感。 當他們對工作感到滿意時，他們就會有動力投資於自己和組織。
增加創造力
我們的大腦天生就會思考和重新思考需要我們關注的任務，從而造成壓力。 由於清單提到了所有需要完成的任務，員工感到自由，壓力減輕。 這有助於他們在工作中發揮創造力。 他們將提出新的想法，實際上可能有助於改進所使用的流程。
創造領導品質
定期完成任務會給員工帶來成就感。 它可以建立信心並幫助他們尋找具有挑戰性的任務。 清單有助於培養員工的領導素質。
清單類型
現在您一定想知道是否有不同類型的清單！ 許多人試圖對它們進行分類，但這一切都取決於 過程或活動的類型 您要為其創建清單。 它可以是項目清單、安全清單、質量清單等。它們可以為團隊或個人創建，也可以為任何類型的職業創建。
它可以是一個簡單的清單，您可以在其中列出您需要做的十件事，並在完成時勾選它們。 或者，它可以是包含提到日期和依賴關係的複雜流程的清單。
您可以創建多種清單。 我相信你已經創建了一個或兩個你自己的清單。 我使用 EXCEL 表格創建簡單的清單，幫助我確定優先級並完成每天的任務。 待處理的任務被移到第二天。 它們幫助我確定需要我注意的關鍵任務，並將其他人推到列表的底部。
我的一些清單還包含分佈在一周內的任務，因為完成日期不是立即的。
繼續並在您的工作日開始時創建一個清單。 親眼看看——如何在更短的時間內完成更多工作。
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參考：1 – https://www.bmj.com/content/357/bmj.j1935
