我們系列的第1部分 GDPR和CRM（什麼是GDPR以及它如何影響CRM？）解釋了GDPR的基礎-從制定法律的方式到如何為合法地與歐洲公民的數據進行互動創建新的範例。 請返回該職位，以獲取有關GDPR及其職責的入門知識。 在這一部分中，我們將介紹Vtiger所做的更改將如何幫助您遵守法律，這與任何其他CRM解決方案都不一樣。
管理同意的挑戰
遵守新法律中最具挑戰性的部分之一是每次使用某人的數據時都要獲得經過驗證的同意。 由於四個原因，這尤其具有挑戰性：
管理同意可能會拖延時間
您將處理無數的聯繫人，每個人都處於與您的關係的不同階段，因此需要為不同的目的提供同意。 您可以要求新的潛在客戶同意與您的合作夥伴分享他們的信息，並要求新客戶同意存儲他們的信用卡號。 每次，您都必須徵得同意，等待他們的回复，記錄他們的回复，然後採取行動。 這些都需要時間，並且每月在許多潛在客戶和客戶之間進行擴展，這可能會成為一個巨大的拖累時間。
一旦提供，聯繫人必須容易同意撤銷
GDPR要求您讓某人輕易撤銷同意，因為他們需要提供同意。 這增加了管理同意所需的時間。
你不能讓任何同意從裂縫中溜走
等待太長時間以達成同意可能會消除獲得同意的效用。 在與合作夥伴共享潛在客戶數據時尤其如此，合作夥伴必須在鐵熱時進行攻擊。 此外，從法律上講，您不要讓聯繫人的選擇漏掉。 如果聯繫人使用他們的數據撤銷了對您的同意，但由於您沒有註意到，您在事後因意外與合作夥伴分享，則您違反了GDPR。
同意必須難以偽造
首先記錄聯繫人同意的原因是為了保護您，如果他們聲稱他們從未提供過。 如果您以難以拒絕的方式獲得同意，那麼這種情況就不太可能發生。 您可以通過詢問身份證明形式，或者只有他們有權訪問的經過驗證的電子郵件地址或門戶網站向您索取身份證明。 一個不太有用的同意是通過可公開訪問的資源獲得的，例如您網站上的表格，因為任何人都可以提交聲稱是其他人的表格。
除了您必須遵守的所有其他法律義務之外，GDPR似乎需要如此多的微觀管理，以至於您沒有時間實際做任何其他事情。
管理同意不一定那麼難
以此為基礎，我們很高興地宣布Vtiger的新GDPR合規性和隱私工具-將於9月XNUMX日或之前推出。 它們是最輕鬆地大規模遵守GDPR眾多規定的方式。 他們只需花幾分鐘的時間就可以讓您的客戶看到您的政策和與其相關的要求，安全地提供同意並行使GDPR所享有的其他權利，同時使您可以輕鬆地查看並採取他們的同意。
新工具包含三個巨大的變化，共同構成了Vtiger歷史上最大的隱私和安全改革。 他們是：
- 新的聯繫首選項頁面
- 一個新的加密數據字段
- 新的GDPR兼容電子郵件活動
這是GDPR變化的皇冠上的寶石：
介紹Vtiger的新聯繫首選項頁面
同意頁面是您的潛在客戶和聯繫人執行以下所有操作的地方：
- 管理他們的電子郵件列表訂閱
- 了解您的數據使用情況和其他政策
- 控制對您存儲的數據的同意
- 控制同意被跟踪
- 控制對您要求的其他權限的同意
- 要求您停止使用他們的數據
- 要求您刪除他們的個人識別數據
該頁面是完全可定制的-從誰可以看到它，到他們看到並採取的行動，甚至是如何從他們那裡收到要求他們提供新同意的通知。 Vtiger會盡可能自動地處理此頁面上潛在顧客和聯繫人狀態的首選項（在一秒鐘內會更多），或在聯繫人記錄中提供這些首選項，供您在列表過濾器，報告和工作流自動化中使用，從而最大程度地減少了員工的工作量。需要承擔新的責任。
我的潛在客戶和聯繫人將如何了解和訪問他們的偏好頁面？
一旦您啟用了該頁面並選擇了可以訪問該頁面的人員，那些有權使用該頁面的人會自動收到一封電子郵件，讓他們知道。 這使他們毫不費力地要求。
您可以通過向其首選項頁面添加指向您的Vtiger用戶發送的電子郵件頁腳的鏈接，以便以後更輕鬆地訪問此頁面。 這個頁腳可以定制。
此外，Vtiger發送的電子郵件廣告系列中的“取消訂閱”鏈接現在指向收件人的首選項頁面。 如果收件人無權訪問首選項頁面，那麼他們只會在頁面頂部看到電子郵件首選項選項。
有什麼同意我能問我的潛在客戶和聯繫人嗎？
除了可自定義的書面聲明外，您還可以向其頁面添加5類型的同意。
數據存儲和使用
如果您存儲敏感數據（例如聯繫人的身份證號或信用卡號），則可以通過在他們的同意頁面上請求權限來選擇授予聯繫人對該字段的控制權。 如果聯繫人授予許可，那就太好了！ 如果他們撤消了許可，則CRM字段將自動刪除並鎖定-確保您的合規性。
參與跟踪
當您向Vtiger的聯繫人發送電子郵件或文檔時，會跟踪他們的交互，以便您的銷售，營銷和支持團隊可以了解有關聯繫人興趣的更多信息，並為他們定制未來的通信。 如果需要，您可以通過互動跟踪讓聯繫人控制您是否跟踪他們。
自定義同意
如果您執行與第三方共享聯繫人數據或在自動決策中使用聯繫人數據的操作，則可以添加自定義同意字段以獲得該用途的許可。 如果聯繫人授予或撤銷同意，您將在其聯繫人記錄中看到他們的決定，並可以使用他們的響應來創建篩選列表，構建報告，甚至在工作流自動化中。
停止處理
GDPR要求您為聯繫人提供完全退出處理的能力。 您可以通過在聯繫人的首選項頁面上添加“停止處理”按鈕來將聯繫人記錄中的鍵移交給他們。 如果他們單擊它，則Vtiger會自動鎖定其CRM記錄，以便用戶無法編輯字段值，並將其選擇退出電子郵件活動–無需手動干預。
擦除
您可以通過向聯繫人的首選項頁面添加“刪除我的數據”按鈕，讓聯繫人要求您刪除其個人身份數據。 如果他們單擊它，則會在他們的記錄中啟用一個標記為“要求擦除”的複選框。 要對此採取行動，您可以篩選這些聯繫人並刪除它們的整個記錄，但是對於某些聯繫人來說，這是一種過於廣泛的方法。 要更靈活地處理使記錄無法識別的問題，可以在記錄的“更多”菜單中使用新的“清除個人數據”選項，以清除已標記為個人識別的Vtiger字段。
我如何使用他們的同意？
除非同意很容易採取行動，否則管理成本會高於有用。 這就是Vtiger真正閃耀的地方。
除了上面提到的數據存儲和使用，參與跟踪和停止處理擦除自動化之外，所有同意響應都會保存到其CRM記錄中的新“同意”塊中，以便用戶查看他們何時與潛在客戶和聯繫人進行交互。
您可以使用這些同意書來建立列表或報告。 此外，它們可以用作自動化工作流程中的條件-例如，當聯繫人同意由合作夥伴聯繫時，Vtiger可以自動將其信息立即通過電子郵件發送給合作夥伴，而無需您干預。
如果我的聯繫人將包含其偏好鏈接的電子郵件轉發給其他人，那麼其他人是否可以更改其偏好？
更改聯繫人的首選項頁面需要電子郵件確認-這就是使它們可驗證的原因。 進行首選項更改後，該聯繫人將收到一封後續電子郵件，要求他們單擊鏈接以確認那些更改。 現在，即使更改電子郵件首選項也需要確認，因此您的聯繫人可以安全地在電子郵件周圍轉發，而不必擔心有人可以更改其首選項。
如何設置同意頁面？
新的潛在客戶和聯繫首選項頁面設置是從“CRM設置”區域的“同意”頁面配置的。 從這裡，您可以配置：
- 誰收到訪問和更改其首選項頁面的通知（例如：僅通過region =“EU”通知聯繫人）
- 電子郵件頁腳鍊接到用戶電子郵件中的聯繫人首選項頁面
- 根據其個人資料中的信息在聯繫人的偏好設置頁面中顯示什麼同意（例如：僅針對具有銷售階段=“準備購買”的聯繫人請求CC＃）。
- 每個同意的默認選擇
同意頁面可以幫助您實現對GDPR的合規性，同時為您的客戶提供卓越的體驗，這對您來說毫不費力。
加密數據字段
如果存儲敏感數據（如信用卡號或國家ID號），您現在可以選擇在Vtiger中將該字段標記為敏感。
這實現了三個目標：
- 它加密Vtiger數據庫中的字段。 完成後，未經您許可的任何人都可以查看數據。 不是黑客（我們到目前為止都沒有發現任何漏洞！），而不是我們，而不是你的其他用戶。
- 它會模糊顯示給您的用戶的字段值。 例如，您可以隱藏除信用卡號碼的最後一個4數字之外的所有數字。 這意味著，例如，您的支持代理仍然可以使用它來驗證聯繫人的身份，但是他們無法看到完整的價值，從而降低了洩露風險。
- 它允許您授權某些用戶查看完整的字段值。 例如，授權的計費團隊成員只需單擊即可顯示完整的信用卡號。 該操作將通過設置區域中的新加密字段訪問日誌進行記錄和搜索。
加密字段確實有一些限制，您應該在啟用它們之前考慮這些限制：
- 列表視圖，報告和導出的數據只能顯示加密值
- 全局搜索僅搜索公開的字符
- 為字段啟用後，無法禁用加密
這就是現在加密字段的全部內容。
符合GDPR標準的電子郵件廣告系列
最後，但絕對不是最不重要的是Vtiger新的符合GDPR標準的電子郵件活動。
GDPR現在要求您現在獲得發送營銷電子郵件的明確，明確的許可-這基本上意味著要獲得雙重選擇加入（在本博客的部分1中描述).
使用Vtiger，可輕鬆選擇引線和触點。 如果他們提交了一個帶有“向我發送營銷電子郵件”複選框的網絡表單，他們將收到一封雙重選擇加入的電子郵件，要求他們通過點擊鏈接確認他們希望收到您的營銷電子郵件。 如果他們沒有通過網絡表單到達，您可以通過他們的CRM記錄手動發送此電子郵件給聯繫人或聯繫人，或者從營銷列表模塊發送到整個列表（除非他們選擇退出）。
如果您認識某人不在歐盟，或者您已收到另一種可接受的電子郵件許可，則可以通過選擇自己的聯繫來避免雙重選擇。 要了解如何執行此操作，讓我們了解其他新電子郵件選擇加入的工作方式。
新的電子郵件選擇加入狀態
現在，每個潛在客戶和聯繫人都有一個“電子郵件選擇狀態”字段，而不是我們舊的“選擇退出”複選框字段，該字段替換舊的“選擇退出”複選框。 其中，有6值。
- 與機身相同顏色
- 單一選擇（用戶）
- 單一選擇（webform）
- 雙重選擇
- 退出（用戶）
- 退出（聯繫）
可以通過以下幾種方法之一設置這些值。 如果聯繫人單擊他們收到的雙重加入電子郵件中的鏈接，則Vtiger會設置“雙重加入”值。 如果聯繫人在啟用“我想接收電子郵件營銷”複選框的情況下提交您的Web表單，則Vtiger會設置“單一選擇加入（Web表單）”值。 單一加入（用戶）僅由您的用戶設置-可以在單獨創建聯繫人或在上傳過程中完成。 否則，所有新聯繫人均以“無”狀態開始。
這些狀態很重要，因為您可以告訴Vtiger您從電子郵件廣告系列系統發送聯繫電子郵件時認為可接受的選項。 你的選擇是：
- 僅限雙重選擇
- 雙重選擇和單一選擇（用戶）
- 雙重選擇，單一選擇加入（用戶）和單一選擇加入（webform）
您應該選擇哪種設置取決於很多因素。 我們始終建議雙重選擇僅作為法律上最安全的選擇，因為如果聯繫人是歐盟公民，總是很難辨別。
聯繫人如何選擇退出我的廣告系列？
您的聯繫人可以通過兩種方式退出您的電子郵件廣告系列。 如果他們與您聯繫，要求您選擇退出廣告系列，則可以將其選擇加入狀態更改為“選擇停用（用戶）”。 如果他們要求重新加入，您可以撤消此狀態。但是，如果聯繫人訪問他們的偏好設置頁面然後選擇退出，那麼他們的選擇退出是不可逆轉的，除非他們重新提交網絡表單以重新加入。
選擇退出會影響什麼？
為確保聯繫人不接受商業電子郵件的偏好，選擇退出會阻止所有新電子郵件發送給聯繫人。 這包括電子郵件活動，自動回复，工作流電子郵件和臨時電子郵件。
為防止退出停止現有關係或聯繫人發起的對話，即使通過聯繫人選擇退出，也可以始終回复這兩者。
把它們加起來
GDPR合規是一個複雜的主題，要求您為您使用其數據的歐洲公民提供某些新權利。 這些權利很難以不會破壞您業務的方式提供。
Vtiger的新GDPR和隱私管理工具使您可以輕鬆地遵守GDPR，為您的聯繫人提供管理他們的同意或行使其GDPR權利的地方，不會超過您設置頁面所需的時間。
如果我們對您有興趣，請繼續關注我們關於如何配置新的GDPR和隱私工具以及電子郵件活動的下一篇博客文章，以幫助您快速獲得同意和合規性。
