Wanneer de werknemers van een bedrijf documenten met elkaar uitwisselen, gebeurt dit waarschijnlijk via e-mail of in de vorm van afgedrukte exemplaren als het niet via een documentbeheersysteem gebeurt. Dat kan gebeuren wanneer een verkoopmedewerker marketingmateriaal aanvraagt om een deal te sluiten of een medewerker van de klantenservice een up-to-date producthandleiding aanvraagt om met een klant te delen. Helaas kan dit ertoe leiden dat de aanvrager uren tot dagen wacht om het document te ontvangen, en zelfs nadat het is ontvangen, verdwaalt het document in overvolle postvakken of papierladen (leuk feit: maar liefst 7.5% van de papieren bestanden gaat helemaal verloren missend).
Vtiger lost de belangrijkste uitdagingen op die gepaard gaan met het beheren en delen van documenten in een organisatie. Elk Vtiger-account krijgt tussen 5GB en 25GB ruimte voor directe uploads. Dat kan worden uitgebreid door direct te synchroniseren met de meest populaire opslagoplossingen Box, Dropbox en zelfs Google Drive. Zodra documenten in Vtiger zijn, geven ze bruikbare metadata zoals uploaddatums weer en kunnen ze in relevante mappen worden georganiseerd, intern worden doorzocht, gekoppeld aan contact- of dealrecords of extern met derden worden gedeeld in slechts een paar klikken.
Drie primaire voordelen van documenten beheren binnen Vtiger:
1. Besteed minder tijd aan het zoeken naar documenten
Teams die Vtiger gebruiken voor documentbeheer, spenderen minder tijd aan het organiseren rond de documentuitwisseling. Verkoopteams hoeven niet langer marketingverzoeken voor bijgewerkte marketingmaterialen te verzenden. Marketingteams hebben niet langer te maken met individuele documentaanvragen van verkoopmedewerkers. Klantenservice teams gemakkelijk vinden en delen van productdocumentatie en andere informatie die klanten vragen. En iedereen die met een klant werkt, kan contact zien en relevante documenten, zoals productspecificaties, vooraan in het record van een contactpersoon doorgeven.
2. Wees ervan overtuigd dat je met de nieuwste versie werkt
Vtiger toont u metagegevens zoals de laatst aangepaste tijd van een document en laat u versienummers met documenten opslaan. Op die manier weet u altijd dat u met de juiste informatie werkt. Als u nieuwe documenten uploadt, worden oudere versies automatisch opgeslagen als een referentie.
3. Bespaar tijd en geld besteed aan het opzetten van een afzonderlijk documentbeheersysteem
Het opzetten van een afzonderlijk documentbeheersysteem omvat andere opstartkosten, maandelijkse kosten en andere onderhoudskosten die honderden tot duizenden dollars kunnen kosten, afhankelijk van het aantal gebruikers. Met Vtiger kunt u tot wel 25GB aan documenten gratis beheren en voor meer vrije ruimte, integreert met de meest gebruikte providers voor het delen van bestanden, zoals Box, Google Drive en Google Drive. Dit maakt het ook gemakkelijk om bestanden te delen met mensen buiten de organisatie.
Lees onze documentatie voor meer informatie of een reactie als je vragen hebt.
