Boost SMB CRM Adoption: The Power of Natural Language Query (NLQ)

Lågt CRM-antagande i ditt företag? NLQ kan hjälpa till! Vårt inlägg utforskar hur det förenklar data, ökar engagemanget och ger datadrivna beslut.

Beskrivning

För många små och medelstora företag (SMB) kan det kännas som att byta till ett CRM-system (Customer Relationship Management) som att försöka flyga ett jetplan. Dessa system har ofta komplexa gränssnitt, kryptisk jargong och behovet av teknisk expertis som kan göra att även den mest entusiastiska teammedlemmen känner sig överväldigad. Detta återspeglas i uppgifterna om införandet av CRM. Inbound marketing-ledare HubSpot rapporterar att cirka 50 % av försäljningschefer säger att CRM är utmanande att implementera.

Men vad händer om ditt CRM utformats för att förstå dina behov? Tänk om den kunde prata med dig på vanlig engelska, precis som en mänsklig assistent som hittar den information du letar efter utan att tvinga dig att göra allt det hårda arbetet?

Detta är den spännande nya gränsen för NLQ (Natural Language Querying) i CRM. Med den här tekniken kan säljteam ställa dina systemfrågor som "Vilka är mina bästa kunder i Kalifornien?" eller "Vilka produkter köps ofta tillsammans?" istället för att klicka igenom menyer och ta reda på hur man skriver databasfrågor. De får tydliga, insiktsfulla svar direkt.

CRM-system har funnits länge, men deras användning – särskilt i små och medelstora företag, har behövt förbättras på grund av den inneboende komplexiteten hos dessa applikationer. Att övertyga upptagna teammedlemmar att lära sig ännu en förvirrande affärsapplikation eller att anpassa sitt sätt att arbeta för att uppfylla systemkraven kan vara en enorm utmaning - vilket leder till dålig användning av dessa verktyg trots tusentals dollar i investeringar.

NLQ tar bort den branta inlärningskurvan – det handlar bara om att göra CRM enklare; det handlar om att demokratisera dataåtkomst och ge alla i din organisation möjlighet att låsa upp värdefulla kundinsikter.

Följ med oss när vi fördjupar oss i NLQ + CRM och utforska hur det kan vara en gamechanger för ditt företag.

Förstå NLQ och CRM

1. Naturliga språkfrågor (NLQ):

Vågen av AI som sveper in i affärsvärlden har gjort att vi drunknar i en störtflod av akronymer, många förvirrande lika. Så låt oss få lite klarhet i vad NLQ är. Tekniken gör att du kan interagera med data med vardagsspråk istället för att skriva komplex kod eller frågor.

Här är vad det betyder för någon som använder ett CRM som stöder NLQ:

Det finns ingen kodning eller strukturerad syntax inblandad: NLQ låter dig ställa frågor om data på vanlig engelska (det dominerande språket för närvarande). Detta gör insikter tillgängliga för alla i din organisation, oavsett deras tekniska expertis. Det som tidigare krävde omfattande produktkunskap kan nu uppnås på några minuter utan att man behöver oroa sig för var data lagras och hur den är organiserad.
Frågor har ett konversationssätt: Utan NLQ skulle man behöva känna till databastabellstrukturer eller åtminstone var man ska leta efter den data som krävs och hur den är organiserad. Med NLQ kan man dock formulera sina frågor naturligt. Så istället för att söka efter de korrekta kolumnnamnen i kunddatabasen och skapa pivoter, kan du fråga: "Vad är den genomsnittliga kundutgiften i väst?" Detta är ett stort steg framåt för att minska komplexiteten i datafrågor eftersom användare inte behöver veta hur data är organiserad i CRM.
Avslöjar datainsikter: NLQ fungerar som en översättare, hämtar den information du behöver och presenterar den på ett sätt som är lätt att förstå. Användare kan utföra komplexa frågor som tidigare skulle ha varit extremt svåra att få fram nya relationer och insikter.

2. Customer Relationship Management (CRM)

Låt oss nu fokusera på den andra akronymen. Att bygga solida relationer med dina kunder är avgörande i affärsvärlden. CRM gillar Vtiger One är system som hjälper dig att uppnå just det. CRM är säkra lagringsplatser för kundinformation som gör det möjligt för team att samarbeta och ha uppdaterad information om erbjudanden, supportbiljetter och marknadsföringskampanjer över olika kanaler och kontaktpunkter.

Du kan tänka på CRM som en digital schweizisk kniv som hjälper dig:

För att centralisera och organisera kundinformation: Från kontaktuppgifter och köphistorik till preferenser och interaktioner, CRM håller alla dina kunddata säkert på ett ställe. Alla team arbetar från en enda informationskälla och är alltid synkroniserade.
För att bättre hantera kundinteraktioner: CRM hjälper till att enkelt spåra kommunikation, schemalägga möten och logga kundinteraktioner, vilket säkerställer en smidig och personlig upplevelse som driver kundernas engagemang.
För att driva och öka kundernas engagemang: CRM-system erbjuder kraftfulla verktyg för att automatisera uppgifter, som att skicka riktade marknadsföringskampanjer och spåra supportbiljetter för att ge exceptionell kundservice, vilket i slutändan främjar mer robusta kundrelationer.

Så vi har nu en rättvis känsla för ett CRM-system och NLQ-teknik. Men varför verkar NLQ ha så mycket löfte om att ge små och medelstora företag möjlighet att extrahera bättre ROI och värde från sina CRM-investeringar?

Innan vi förstår varför NLQ kan vara en game changer måste vi ta ett steg tillbaka och förstå varför små och medelstora företag kämpar med att använda CRM.

Vanliga utmaningar små och medelstora företag stöter på när de använder CRM-system

Trots dessa systems lovande fördelar behöver små och medelstora företag ofta hjälp med att anta CRM-system. Diagrammet ovan visar de största utmaningarna som företagen angett när de antog det nya systemet. Chansen är stor att du också kommer att möta några av dessa.

Låt oss ta en närmare titt på några av de bästa som listas här:

För det första är det frågan om komplexitet. Många CRM-plattformar är designade för större företag, vilket gör dem överkonstruerade och skrämmande för små och medelstora företag med begränsade resurser och tekniskt kunnande. Att navigera genom funktionerna i dessa system kräver ofta en brant inlärningskurva, vilket kan innebära att spendera tusentals dollar och persontimmar på omfattande utbildning och kontinuerlig support. SMB-team som letar efter verktyg för att underlätta deras arbetsliv tycker att denna extra ansträngning är frustrerande och icke-värdeskapande.

Kostnaden utgör en annan betydande barriär. Enterprise-grade CRM-lösningar har vanligtvis rejäla licensavgifter och prenumerationskostnader. De kan till och med ha ytterligare implementerings- och underhållsavgifter. För små och medelstora företag, särskilt de som arbetar med snäva budgetar, kan dessa utgifter vara en betydande omkostnad, vilket avskräcker dem från att investera i CRM-lösningar helt och hållet.

Datakvalitet står som ett annat kritiskt problem. CRM är ett verktyg och dess effektivitet beror på noggrannheten och konsistensen hos den data som den innehåller. SMB behöver ofta hjälp med att upprätthålla datakvaliteten på grund av fel som uppstår från manuell inmatning, ofullständig information eller brist på etablerade datastyrningsprotokoll. Vi har alla hört ordspråket "Garbage in Garbage Out". Otillräcklig data kan minska effektiviteten hos CRM som beslutsfattande verktyg.

Slutligen kan det innebära enorma utmaningar att integrera CRM-systemet med befintliga affärsverktyg och applikationer – främst när företaget använder egna verktyg som alla är vana vid. Sådana integrationer visar sig ofta vara komplexa och kostsamma. Brist på integration kan potentiellt leda till datasilos och information blir fragmenterad över olika system.

Små och medelstora företag har traditionellt kämpat med dessa utmaningar utan de resurser som finns tillgängliga för större företag. Dessa företag måste kunna se ROI på sin teknologiinvestering snabbt och kunna distribuera och driva användningen utan att behöva spendera hundratals mantimmar och ytterligare pengar på utbildning och integrationer med sina befintliga affärsapplikationer.

Att ha ett lager av abstraktion som döljer programvarans komplexitet och ger användaren relevant information utan att behöva lära sig specialiserade kommandon eller frågor kan vara nyckeln till att lösa dessa utmaningar.

Ange NLQ...

Varför har NLQ potentialen att vara en spelväxlare för små och medelstora företag?

I det ögonblick vi ser på NLQ som ett lager ovanpå den komplexa underliggande teknologin, blir fördelarna för små och medelstora företag uppenbara nästan omedelbart. Som vi såg ovan är CRM-antagande en stor utmaning för små och medelstora företag. Även om affärsfördelarna är uppenbara för ledarskap och försäljningschefer, är verkligheten med att migrera från kalkylark eller en enkel kontakthanteringsapplikation till ett CRM väldigt annorlunda.

När vi dyker djupare in i invändningarna är verkligheten att försäljnings- och supportteammedlemmar vill göra sitt jobb bra – de vill inte ta reda på hur man navigerar genom fler menyer, klickar på knappar, tillämpar komplexa filter eller, gudomligt, lära sig ett databasfrågespråk av något slag för att få den information de behöver.

NLQ har potential att avsevärt ta itu med dessa utmaningar, särskilt inom områdena komplexitet, kostnad och användarantagande. Här är hur:

1. Det leder till ökad datatillgänglighet för teammedlemmar: Enligt Ventana Research rapporterar endast cirka 40 % av organisationerna att deras team kan analysera data utan hjälp av specialiserade IT-resurser. Att använda NLQ eliminerar behovet för teammedlemmar att ha teknisk expertis inom dataanalys. Detta innebär att små och medelstora företag, ofta med begränsade resurser, nu kan ge sina team möjlighet att utnyttja kraften i sina kunddata i sitt CRM utan att förlita sig på specialister eller komplex utbildning. Även juniorteammedlemmarna kan få all relevant information de behöver för sina uppgifter utan att lära sig nyanserna av var data finns i CRM-databasen.

2. Det leder till förbättrad effektivitet och ökad produktivitet: En studie av Normal Nielsen Group visade att supportagenter som använde AI kunde hantera 13.8 % fler kundförfrågningar per timme. Eftersom användare kan ställa frågor och få svar snabbt, sparar de värdefull tid och resurser som kan användas bättre på andra kärnverksamheter.

3. Det leder till djupare kundförståelse och förbättrad kundupplevelse: Chefer och analytiker som behöver förbättra sina tekniska färdigheter för att ställa nyanserade frågor om sin kundbas och avslöja dolda mönster och trender som kan missas med traditionella metoder. Tillgång till nya insikter ger dem möjlighet att fatta datadrivna beslut angående marknadsföring, försäljning och kundservicestrategier. SMB kan nu skapa sofistikerade strategier för att skräddarsy interaktioner, möta specifika behov och proaktivt ta itu med potentiella problem.

5. Utjämna spelplanen: NLQ ger små och medelstora företag möjlighet att konkurrera mer effektivt med större företag. De kan få värdefulla insikter från sina kunddata, i likhet med större företag med dedikerade dataanalysteam, utan tillhörande omkostnader.

NLQ i CRM presenterar alltså en möjlighet att förändra spelet för små och medelstora företag. Det ger dem befogenhet att överbrygga kunskapsklyftan, låsa upp den verkliga potentialen i deras dataoch konkurrera mer effektivt på marknaden.

Hur fungerar NLQ i ditt CRM?

I samband med CRM ger NLQ användarna möjlighet att ställa frågor om deras kunddata på ett naturligt sätt.

Här är en enkel översikt över hur det fungerar:

Steg 1: Användaren ställer en fråga: Föreställ dig att du vill veta, "Vilka är mina fem bästa kunder efter intäkter i år?" i ditt CRM-system.

Steg 2: NLQ-motorn analyserar frågan: NLQ-motorn analyserar din fråga, identifierar nyckelord och förstår den övergripande avsikten.

Steg 3: Översättning till CRM-fråga: NLQ översätter din fråga till ett språk som CRM-systemet förstår, ofta med hjälp av en kombination av sök-, filtrerings- och aggregeringsfunktioner.

Steg 4: Datahämtning och presentation: CRM-systemet hämtar relevant data och presenterar den i ett användarvänligt format, såsom en lista, diagram eller instrumentpanel.

På en mycket hög nivå fungerar NLQ som en brygga mellan användare och deras CRM-data, vilket gör det lättare att låsa upp värdefulla insikter.

Viktiga överväganden för NLQ-aktiverat CRM i små och medelstora företag

Att välja rätt leverantör

Att dyka in i en värld av CRM-lösningar kan kännas som en labyrint, särskilt när man överväger att lägga till NLQ-funktioner. Små och medelstora företag vill få ut det mesta av sina verktyg, eller hur? Så det är viktigt att välja den perfekta leverantören.

Men låt oss vara ärliga; med så många alternativ kan det vara svårt att veta var man ska börja. Det är där det roliga (och lite stress) med utvärderingsprocessen börjar. Du måste titta på allt från NLQ-funktioner till hur enkelt systemet är och om det fungerar bra med dina andra verktyg. Allt handlar om att hitta den perfekta passformen som matchar dina behov som handen i handsken och gör dig redo för CRM-framgång.

Här är en snabb checklista med punkter att tänka på när du väljer din CRM-lösningsleverantör:

Utvärdera NLQ-kapacitet: Inte alla NLQ-aktiverade CRM:er erbjuder samma sofistikerade nivå. SMB bör bedöma de specifika funktionerna och utbudet av naturliga språkfrågor som systemet kan hantera.
Tänk på användargränssnittet: Ett användarvänligt gränssnitt är avgörande för användaradoption, särskilt för icke-tekniska användare. Välj ett system som är intuitivt och lätt att navigera.
Integration med befintliga verktyg: Se till att CRM integreras sömlöst med befintliga affärsverktyg som e-postmarknadsföringsplattformar eller bokföringsprogram för att undvika datasilos och effektivisera arbetsflöden.

skalbarhet: Tänk på framtida tillväxt och välj en skalad lösning för att möta dina växande behov.

Utbilda användare

Låt oss prata om att få ditt team igång med NLQ (Natural Language Query)! Nu kan NLQ göra sökningen av data mycket enklare, men det betyder inte att lite träning inte kommer att räcka långt.

Tänk på det så här: även om NLQ tar huvudvärken av komplicerade frågor, kan ge dina användare lite grundläggande utbildning hjälpa dem att få ut det mesta av det. Vi pratar om att visa dem repen, hjälpa dem att förstå vad NLQ kan göra och ge dem tips om att ställa rätt frågor för att få bästa resultat.

Dessutom handlar det om att främja den där andan av nyfikenhet och utforskande! Uppmuntra ditt team att dyka in, leka med NLQ och se hur kraftfullt det kan vara att ta itu med sina specifika uppgifter och behov. När allt kommer omkring, ju mer de vet, desto mer kan de göra med det!

Satsa på grundläggande utbildning: Medan NLQ eliminerar komplexa frågor, kan grundläggande utbildning hjälpa användarna att förstå systemets möjligheter.
Fokusera på bästa praxis: Utbilda användare i bästa praxis för att formulera tydliga och koncisa frågor för att få de mest exakta och insiktsfulla resultaten från NLQ-motorn.
Uppmuntra utforskning: Främja en kultur av utforskande genom att uppmuntra användare att experimentera med NLQ-funktionaliteten och upptäcka dess potential för deras specifika behov.

Säkerställa datasäkerhet och integritet

Till sist, låt oss diskutera något superviktigt: att hålla din data säker och sund! När du dyker in i CRM-världen är det viktigt att se till att din data och integritet är säker. Du bör noggrant förstå hur NLQ-motorn fungerar och var all din data delas och lagras för att få magin att hända. Som de säger, "djävulen finns i detaljerna."

Välj en ansedd leverantör: Välj en leverantör med en stark erfarenhet av datasäkerhet och sekretesspraxis.
Förstå datalagring och åtkomst: Var transparent med var din data lagras, vem som har tillgång till den och vilka säkerhetsåtgärder som finns på plats.
Följ reglerna: Se till att CRM-lösningen följer relevanta datasekretessbestämmelser som GDPR eller CCPA.

Tips och bästa metoder för att maximera värdet

Precis som Rom inte byggdes på en dag, ger AI-algoritmer inte omedelbar ROI. Dessa modeller är skapade för att lära sig och utvecklas. Att sätta realistiska mål och förväntningar är avgörande för att skörda frukterna i slutändan. Medan AI-algoritmer utmärker sig på vissa områden från början, såsom dataupptäckt genom att avslöja värdefulla insikter gömda i dokument, kräver förståelse av nyanserna och kontextuell information som krävs av teammedlemmar tålamod och tid att finjustera.

För att undvika besvikelse, tänk på följande punkter:

Börja med små mål: Identifiera specifika frågor eller uppgifter som NLQ kan lösa initialt, så att användarna kan uppleva fördelarna och bygga upp förtroende.
Fokus på datakvalitet: Säkerställ datanoggrannhet och konsistens inom CRM för att säkerställa tillförlitliga resultat från NLQ-frågor.
Granska och förfina regelbundet: Utvärdera regelbundet hur du använder NLQ och identifiera förbättringsområden. Förfina ditt tillvägagångssätt baserat på användarfeedback och datainsikter.
Sök ständig förbättring: Håll dig uppdaterad om de utvecklande funktionerna hos NLQ-tekniken och utforska nya funktioner som erbjuds av din valda CRM-leverantör.

Genom att noggrant överväga dessa faktorer och implementera bästa praxis kan små och medelstora företag utnyttja kraften i NLQ-aktiverat CRM för att få värdefull kundinsikt, effektivisera verksamheten och uppnå hållbar affärstillväxt.

Slutsats

För små och medelstora företag är det avgörande för framgång att bygga starka kundrelationer. Att navigera i komplexiteten hos traditionella CRM-system kan dock vara skrämmande, vilket ofta leder till låg användaranvändning och hindrar den fulla potentialen hos dessa värdefulla verktyg. Det är här NLQ framträder som en spelväxlare, som förändrar hur små och medelstora företag interagerar med kunddata.