Chào mừng bạn quay trở lại loạt blog Cắt giảm chi phí với CRM, nơi chúng ta sẽ thảo luận về nhiều khía cạnh của việc giảm chi phí với sự trợ giúp của CRM.

Trong blog này, bạn sẽ tìm hiểu cách tự động hóa CRM có thể giúp bạn hợp lý hóa các quy trình của mình bằng cách tự động hóa các hoạt động kinh doanh lặp đi lặp lại.

Nhóm hỗ trợ khách hàng của bạn có cảm thấy công việc không được phân bổ đều không? Hay bạn bỏ lỡ việc lên lịch các cuộc họp quan trọng với khách hàng của mình do khối lượng công việc dày đặc? Các công việc hàng ngày bao gồm các mục nhập dữ liệu, lập lịch biểu, cập nhật giao dịch, v.v., mất rất nhiều thời gian khi được thực hiện thủ công.

Vì vậy, giải pháp lý tưởng để sắp xếp hợp lý tất cả các hoạt động lặp đi lặp lại này là gì?

Bạn có thể tự động hóa các hoạt động bán hàng, tiếp thị và hỗ trợ khách hàng. Dựa theo Mckinsey, tự động hóa bán hàng báo cáo thời gian tiếp xúc với khách hàng tăng lên, mức độ hài lòng của khách hàng cao hơn, cải thiện hiệu quả từ 10 đến 15 phần trăm và tiềm năng tăng doanh số bán hàng lên đến 10 phần trăm.

Hãy cùng chúng tôi xem xét định nghĩa về tự động hóa CRM dưới đây:

Xác định tự động hóa CRM

Tự động hóa CRM là quá trình tự động hóa các hoạt động kinh doanh thủ công và lặp đi lặp lại. Điều này cho phép các đại diện bán hàng, tiếp thị và dịch vụ khách hàng tập trung hơn vào các nhiệm vụ chiến lược và tham gia vào các mối quan hệ khách hàng có ý nghĩa.

Các quy trình có thể được tự động hóa là gì

Tự động hóa CRM hoạt động bằng cách định cấu hình quy trình làm việc và kích hoạt các hành động dựa trên các điều kiện đặt trước. Với tự động hóa CRM, các nhiệm vụ tiếp thị, bán hàng và dịch vụ khách hàng có thể được tự động hóa. Hãy để chúng tôi hiểu chi tiết về chúng:

tự động hóa tiếp thị

Bạn có thể tự động hóa các hoạt động tiếp thị diễn ra từ điểm tương tác đầu tiên như:

• Tạo khách hàng tiềm năng: Sử dụng tự động hóa, bạn có thể nắm bắt khách hàng tiềm năng từ các nguồn khác nhau như trang web, phương tiện truyền thông xã hội, v.v. và có thể được ghi lại trong CRM.
• Gửi email các chiến dịch nhỏ giọt: Bạn có thể gửi một loạt email theo dõi tự động để đăng ký nhận bản tin hoặc các liên kết để tham dự hội thảo trên web, v.v., đến danh sách khách hàng. Bạn cũng có thể phân đoạn khách hàng bằng cách sử dụng phương pháp tính điểm khách hàng tiềm năng dựa trên hành vi, sở thích, v.v. và gửi hàng loạt email cho khách hàng tiềm năng tương ứng.

Tự động hóa bán hàng

Trong tự động hóa bán hàng, bạn có thể tự động hóa các hoạt động bán hàng khác nhau như:

• Định tuyến khách hàng tiềm năng: Thay vì chỉ định khách hàng tiềm năng cho từng và mọi đại diện bán hàng theo cách thủ công, bạn có thể tự động hóa việc phân phối khách hàng tiềm năng cho các đại diện bán hàng bằng cách sử dụng các quy tắc khác nhau. Bạn có thể chỉ định khách hàng tiềm năng dựa trên thứ tự bảng chữ cái của đại diện hoặc các yếu tố khác.
• Tự động hóa giai đoạn đường ống: Bạn có thể chuyển hành trình của một thỏa thuận từ giai đoạn này sang giai đoạn khác. Nếu bạn muốn lên lịch cuộc gọi sau khi khách hàng tiềm năng nhận được email, bạn có thể thiết lập quy trình làm việc và quy trình này sẽ tự động kích hoạt hành động. Bằng cách này, các giao dịch sẽ chuyển sang giai đoạn tiếp theo trong quy trình, điều này sẽ giúp các đại diện liên hệ với họ vào đúng thời điểm để chốt giao dịch nhanh chóng.
• Lập lịch họp: Nếu bạn muốn lên lịch cuộc họp với khách hàng tiềm năng để xem bản demo sản phẩm, bạn có thể lên lịch trước bằng cách điền vào tất cả các chi tiết liên quan như ngày, giờ, số lượng khách mời, v.v. Bạn cũng có thể thiết lập lời nhắc sẽ thông báo cho bạn trước cuộc họp . Bằng cách này, bạn có thể theo dõi tất cả các sự kiện của mình mà không bỏ lỡ chúng.

Tự động hóa dịch vụ khách hàng

Bạn có thể cung cấp trải nghiệm khách hàng cao cấp bằng cách tự động hóa các hoạt động dịch vụ khách hàng như:

• Chatbots hỗ trợ AI: Chatbots cho phép bạn trò chuyện trong thời gian thực với khách hàng của mình. Bạn có thể có một nhóm câu trả lời được xác định trước cho các câu hỏi thường gặp. Và, các bot sẽ kích hoạt những câu trả lời này khi khách hàng đưa ra câu hỏi giúp bạn giải quyết các truy vấn trong thời gian thực.
• Định tuyến trường hợp: Cũng giống như định tuyến khách hàng tiềm năng, bạn có thể tự động hóa việc gán các trường hợp cho các đại diện khác nhau bằng cách thiết lập các bộ quy tắc định tuyến.

Một số quy trình khác có thể được tự động hóa là:

• Hóa đơn: Thay vì gửi hóa đơn theo cách thủ công, bạn có thể cho phép hệ thống tạo hóa đơn khi mua hàng xong.
• Báo cáo: Bạn có thể tạo báo cáo bằng cách nắm bắt các số liệu khác nhau như hiệu suất nhóm, dự báo bán hàng, v.v., từ dữ liệu có sẵn trong CRM. Và, bạn có thể tự động chia sẻ nó với người quản lý qua email, điều này sẽ giúp đưa ra các quyết định quan trọng.
• Trang tổng quan: Bạn có thể thiết lập trang tổng quan để theo dõi các Chỉ số Hiệu suất Chính (KPI). Thay vì thực hiện các bước phức tạp để đo lường các chỉ số khác nhau trong một tổ chức, việc định cấu hình trang tổng quan sẽ hiển thị bất kỳ thông tin nào như những người hoạt động bán hàng hàng đầu, số lượng khách hàng tiềm năng được tạo ra trong một tuần hoặc tháng, v.v.

Lợi ích của tự động hóa CRM

Chúng tôi đã hiểu tự động hóa CRM trao quyền cho các nhóm khác nhau trong một tổ chức. Bây giờ, chúng ta hãy xem tự động hóa có thể tạo ra sự khác biệt gì cho các doanh nghiệp bằng cách đi sâu vào những lợi ích bên dưới:

Tăng năng suất: Bằng cách tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại hoặc lặp lại với quy trình làm việc, sẽ có ít khả năng xảy ra lỗi hơn. Tự động hóa cũng cho phép các nhóm duy trì hiệu quả bằng cách hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn, do đó tăng năng suất.

Doanh thu bán hàng được cải thiện: Khi bạn có thể đủ điều kiện cho khách hàng tiềm năng, theo dõi hành trình của thỏa thuận và thực hiện theo dõi thường xuyên các chiến dịch email, bạn có thể cải thiện tỷ lệ chuyển đổi với tốc độ cao hơn.

Nâng cao sự hài lòng của khách hàng: Bạn có thể giảm bớt công việc của các nhóm hỗ trợ khách hàng bằng cách sử dụng chatbots. Ngoài ra, bạn có thể nhanh chóng giải quyết các thắc mắc mà không khiến khách hàng phải đợi lâu. Và, với định tuyến trường hợp, các trường hợp sẽ được chỉ định cho những người đại diện phù hợp cho phép bạn cung cấp trải nghiệm khách hàng vượt trội và dẫn đến sự hài lòng của khách hàng cao hơn.

Thông tin chi tiết về doanh nghiệp tốt hơn: Bằng cách tạo ra các báo cáo chính xác, bạn sẽ có thể đưa ra một chiến lược rõ ràng và đáp ứng các mục tiêu kinh doanh một cách hiệu quả. Ngoài ra, bạn sẽ có thể xác định những lỗ hổng trong hiệu suất của nhóm, mục tiêu bán hàng, v.v. và tạo ra những thông tin chi tiết hữu ích.

Bạn có biết Vtiger cũng hỗ trợ tự động hóa các tác vụ của bạn bằng tính năng Dòng công việc không?

Với Quy trình làm việc của Vtiger, bạn có thể tự động thiết lập cuộc họp, tạo tác vụ, cập nhật giá trị trường, v.v.

Đăng ký dùng thử miễn phí 15 ngày để biết thêm về mô-đun Vtiger Workflow.

--------------------

Nhấp vào các liên kết dưới đây để đọc các blog của chúng tôi trong loạt bài này

• Dữ liệu tập trung trong CRM có thể mang lại lợi ích như thế nào cho doanh nghiệp của bạn.
• CRM giúp bạn như thế nào trong việc hợp tác nội bộ và bên ngoài.
• Cách sử dụng Tích hợp CRM để tiến hành Hoạt động kinh doanh một cách suôn sẻ.
• Cách cải thiện giao tiếp kinh doanh với tích hợp CRM
• Cách xây dựng chiến lược truyền thông xã hội tiếp thị bằng cách sử dụng tích hợp truyền thông xã hội.