Когато служителите на бизнеса обменят документи помежду си, ако това не се случи чрез система за управление на документи, това е повече от вероятно да се случва по електронната поща или под формата на печатни копия. Това може да се случи, когато сътрудник по продажбите поиска маркетингови обезпечения, за да затвори сделка, или сътрудник за обслужване на клиенти изисква актуално ръководство за продукта, което да сподели с клиент. За съжаление, това може и често води до това, че заявителят чака часове до дни, за да получи документа, и дори след като е получил, документът се губи при препълване на входящи кутии или тави за хартия (забавен факт: един огромен 7.5% хартиени файлове излизат напълно липсва).
Vtiger решава най-значимите предизвикателства, свързани с управлението и споделянето на документи в една организация. Всеки акаунт на Vtiger получава между 5GB и 25GB място за директно качване. Това може да се разшири, като се синхронизира директно с най-популярните решения за съхранение Box, Dropbox и дори Google Drive. След като документите са в Vtiger, те показват полезни метаданни, като датите за качване и могат да бъдат организирани в подходящи папки, да се търсят вътрешно, да се свързват с контакти или да се записват записи, или да се споделят външно с трети страни само с няколко кликвания.
Три основни предимства на управление на документи в рамките на Vtiger:
1. Прекарвайте по-малко време в търсене на документи
Екипите, които използват Vtiger за управление на документи, отделят по-малко време за организиране на обмена на документи. Търговските екипи вече не трябва да изпращат заявки за маркетинг за актуализирани маркетингови обезпечения. Маркетинговите екипи вече не се нуждаят от индивидуални заявки за документи от търговски партньори. Екипите за обслужване на клиенти лесно намират и споделят документация за продукта и друга информация, която клиентите искат. И всеки, който работи с клиент, може да види контакти и да обработва съответните документи, като продуктови спецификации, отпред и от центъра в записа на контакта.
2. Уверете се, че сте с най-новата версия
Vtiger ви показва мета данни като последно променено време на документа и ви позволява да съхранявате номера на версиите с документи. По този начин винаги знаете, че работите с правилната информация. Ако качите нови документи, по-старите версии автоматично се запазват като справка.
3. Спестете време и пари, изразходвани за създаване на отделна система за управление на документи
Създаването на отделна система за управление на документи включва други такси, месечни такси и други разходи за поддръжка, които могат да струват стотици хиляди долара в зависимост от броя на потребителите. Vtiger ви позволява да управлявате до 25GB документи безплатно, а за повече свободно пространство, се интегрира с най-широко използваните доставчици на споделяне на файлове като Box, Google drive и Google Drive. Това също улеснява споделянето на файлове с хора извън организацията.
Прочетете нашия документация за да научите повече или да пуснете коментар, ако имате някакви въпроси.
