In de dagelijkse praktijk heeft u te maken met veel bedrijfsprocessen en documenten die goedkeuring vereisen van managers, leidinggevenden en andere besluitvormers. Verkoopmedewerkers wenden zich bijvoorbeeld vaak tot hun managers voor goedkeuring van kortingen op offertes. Het gebruik van e-mails om goedkeuringen aan te vragen, kan de inbox onoverzichtelijk maken en inefficiënt blijken te zijn. Stel dat een klant 20% korting vraagt en dat u de korting moet laten goedkeuren door uw managers. Eerst stuurt u een e-mail naar uw niveau XNUMX-manager, die deze op zijn beurt doorverwijst naar een niveau XNUMX-manager. Elke e-mail waarin een vraag, feedback of verduidelijking wordt gesteld, draagt bij aan de e-mailketen. Een enkele gemiste "reply to" of "reply all" in die e-mailconversaties zorgt voor ongewenste verwarring. Dit hele proces is inefficiënt, veroorzaakt ongewenste vertragingen en soms kunnen zelfs goedkeuringen tijdens het transport verloren gaan.
Introductie van interne goedkeuringen in Vtiger:
Vtiger is nieuw Goedkeuringen Met de configuratie kunnen CRM-beheerders goedkeuringsworkflows maken op CRM-records voor aanvragers om snel goedkeuringen te krijgen van managers en senior executives.
Stuur offertes ter goedkeuring
Met het goedkeuringsproces van Vtiger hoeft u niet langer e-mails te verzenden, vergaderingen te houden, te bellen of goedkeurders te achtervolgen om offertes goedgekeurd te krijgen. Met Vtiger kunt u automatisch offertes voor goedkeuring verzenden wanneer aan bepaalde criteria is voldaan. U kunt offertes ter goedkeuring verzenden van een enkele goedkeurder of meerdere goedkeurders op basis van de behoefte. Laten we zeggen dat als een korting op een offerte lager is dan 10%, dergelijke offertes de goedkeuring van een manager van niveau één nodig hebben. En elke korting van meer dan 10% vereist de goedkeuring van zowel niveau één als niveau twee managers. Om dergelijke verzoeken automatisch te verzenden, heeft de CRM-beheerder slechts 2 minuten nodig om een goedkeuringsworkflow op te zetten. Zodra de vereiste voorwaarden zijn geconfigureerd en goedkeurders zijn ingesteld, wordt elke keer dat u een citaat in Vtiger, controleert de workflow op het kortingspercentage en stuurt de offerte automatisch door naar de goedkeurders die in de workflow zijn ingesteld.
Elimineer vertraging
Wanneer u een offerte ter goedkeuring indient, ontvangen de goedkeurders een e-mail met een link die doorverwijst naar dat specifieke record in Vtiger. Als de goedkeurders tijdens het beoordelingsproces opheldering nodig hebben, kunnen ze de betrokken personen simpelweg @vermelden in het opmerkingengedeelte van het record. Omdat @vermelde gebruikers in realtime op de hoogte worden gesteld, kunnen ze snel reageren om vragen te beantwoorden en opheldering te geven, wat het besluitvormingsproces versnelt. En op basis van deze discussies en gesprekken kan de goedkeurder het document goedkeuren of afwijzen.
Zorg ervoor dat alleen volledig goedgekeurde documenten klanten bereiken
Stel je voor dat je een offerte met 15% korting opstelt en ter goedkeuring naar je manager mailt. Uw manager stuurt uw verzoek door naar een manager van niveau twee. Na het uitwisselen van een paar e-mails waarin verschillende kortingspercentages worden voorgesteld, stuurt u een offerte van 10% korting naar de klant. Na een paar uur ontvang je een e-mail van de prospect waarin staat dat ze besloten hebben om naar een concurrent te gaan die 12% korting bood voor dezelfde service. Wanneer u dit aan uw manager vertelt, duikt ze in het lange e-mailgesprek dat u eerder had en haalt de e-mail tevoorschijn waaruit blijkt dat de manager van niveau twee had ingestemd met het verstrekken van 13% korting. Pas dan realiseer je je dat je de e-mail van de manager van niveau twee hebt gemist en de verkeerde offerte hebt verzonden, gezien de goedkeuring van alleen de manager van niveau één. Resultaat: verloren deal.
Met de goedkeuringen van Vtiger ingesteld, zult u nooit met een dergelijke situatie te maken krijgen. Met Vtiger kunt u offertes indienen bij meerdere goedkeurders op verschillende managementniveaus. Als u één fiatteur heeft op 3 managementniveaus, wordt de offerte pas doorgestuurd naar de manager van niveau 2 nadat de manager van niveau 1 deze heeft goedgekeurd. En de offerte wordt afgewezen als een manager op een van deze drie niveaus afwijst. Omdat managers op het hogere niveau altijd de status van goedkeuringen kunnen volgen en offertes kunnen bekijken, kunnen ze indien nodig altijd wijzigingen voorstellen. Op deze manier blijft iedereen die betrokken is bij het goedkeuringsproces van offertes altijd op de hoogte van de voortgang van de goedkeuring.
Lees Documentatie over goedkeuringen voor meer informatie over het instellen van goedkeuringen. Heeft u vragen? schrijf ons op [e-mail beveiligd]
Bekijk deze video om te begrijpen hoe Vtiger CRM uw verkoopteam helpt:
