Voor projectmanagers die grote of kleine teams aansturen, is het een behoorlijke uitdaging om bij te houden hoeveel uur hun teamleden aan elke taak besteden. Werknemers hebben een hekel aan het handmatig invullen van urenstaten: ze registreren hoe lang ze nodig hadden om een taak te voltooien, relateren de taken aan een specifiek project en een specifieke klant en sturen deze vervolgens aan het einde van de week naar hun managers. Projectmanagers krijgen te maken met weerstand van teamleden met excuses als: "Ik heb het te druk om alles wat ik doe bij te houden", of "Multitasking maakt het moeilijk voor mij om de tijd bij te houden voor elke taak", of "Ik heb vorige week het invullen van de urenstaat gemist en nu weet ik niet meer wat ik deed. "
Wanneer managers hun werknemers opdracht geven om de urenstaten te loggen, besteden veel werknemers vrijdagmiddag om te onthouden wat ze in de week hebben gedaan en wat ze zich herinneren. Dit resulteert in onvolledige, onnauwkeurige en vertraagde urenstaatinzendingen. En projectmanagers die deze statistieken gebruiken om de toekomstige projecten te plannen, plaatsen uiteindelijk onbereikbare deadlines voor projecttaken en wijzen onnauwkeurige budgetten en middelen toe.
De nieuwe tijdvolger van Vtiger is ontworpen om medewerkers te helpen automatisch hun tijd besteed aan dagelijkse projecttaken vast te leggen, terwijl de projectmanagers meer zicht krijgen op de werkdag van hun teamleden. Medewerkers die aan projecttaken in Vtiger werken, starten de timer met een klik aan het begin van de taak en stoppen deze bij voltooiing. Moet je tussendoor even pauzeren? Pauzeer gewoon de timer en ga verder wanneer je terug bent. Gemist met het hervatten van de timer bij terugkeer? Maak je geen zorgen. Vtiger ondersteunt ook handmatige tijdsregistratie voor het invoeren van de gemiste tijdsduur.
Projecttaken Er zijn twee soorten: een factureerbaar en een niet-factureerbaar. Zodra een projecttaak is voltooid, kunt u met Vtiger deze markeren als factureerbaar of niet-factureerbaar. Uw boekhoudteam kan vervolgens met één klik een factuur genereren voor alle factureerbare taken van een project, terwijl het bekijken van niet-factureerbare taken u kan helpen om het geplande project nauwkeuriger te plannen.
Traceertijd bij projecttaken helpt om:
- Verbeter offertes en schattingen:
- Factureer cliënten nauwkeurig:
- Snijd de speling:
Verwijzingen naar tijdrapporten van eerdere projecten helpen managers bij het plannen van budget en schema's voor soortgelijke projecten in de toekomst. Tijdregistratie helpt managers te voorspellen hoeveel uren inspanningen nodig zijn voor een specifiek type project. Als een project naar schatting bijvoorbeeld 5-uren voor voltooiing neemt maar 7-uren in beslag neemt, kan de beheerder de toekomstige offertes voor soortgelijke projecten instellen voor 9-uren.
Ook helpt het managers om het budget en de deadlines te beoordelen naarmate het project vordert. Stel dat u een project heeft waarvan wordt geschat dat het 20 uren werk kost. Halverwege stelt de klant een paar wijzigingen voor en extra functieverzoeken voegen nog een 4-uur toe aan de voltooiing van het project. Nu kunt u de klant benaderen door te zeggen dat het projectbudget moet worden verhoogd met het X-bedrag om rekening te houden met nieuwe wijzigingen en te wijzen op het exacte aantal uren dat uw team al heeft besteed aan de taken die wijzigingen moeten ondergaan.
Klanten worden steeds kostenbewuster. Ze bekijken het wetsvoorstel nader om te zien of er kans is op onderhandeling of geschil. Als klanten blokfacturering krijgen - waarbij meerdere kleine services worden gebundeld in één blokitem met een enkele tijdswaarde - gaan ze ervan uit dat het een strategie is die u gebruikt om uw inefficiëntie te verdoezelen. Een factuur van een reclamebureau, het maken van videocontent, het blokkeren van facturering voor een klant, ziet er bijvoorbeeld uit - inhoudsopgave, video-creatie, voice-over, bewerking - 9 uur en 30 minuten. Als elk van deze taken tegen verschillende tarieven wordt gefactureerd, omdat de factuur geen duidelijk beeld geeft van hoeveel uur aan elk van deze taken is besteed, is er ruimte voor verdenking.
Met de tijdregistratie van Vtiger kan uw boekhoudingsteam facturen maken met alle details van de exacte uren die zijn besteed aan taken waarvoor ze worden gefactureerd. Laten we teruggaan naar het voorbeeld van de facturering van het reclamebureau - met Vtiger ziet de factuur er als volgt uit: service voor het maken van inhoud - 2 uur 30 minuten, service voor het maken van video's - 2 uur 30 minuten, voice-over-service - 1 uur 30 minuten, bewerkingsservice - 3 uur, totaal - 9 uur 30 minuten. De afzonderlijke specificatie van diensten samen met de tijdsduur en de kosten laat geen enkele verdenking toe.
Harvard Business Review merkt op dat niet-gesorteerde werktijden de Amerikaanse economie kunnen kosten 7.4 miljard dollar per dag. Wanneer uw teamleden hun tijd bijhouden, krijgen ze een idee van hoeveel uur ze van plan waren te besteden aan een taak en hoeveel uur ze er echt aan hebben besteed. Tijdregistratie helpt de teamleden om taken te identificeren die verder gaan dan het schema; en omdat ze zich verantwoordelijk voelen, worden de teamleden gefocust op het voltooien van de taak.
Lesen Sie hier Time Tracking-documentatie starten. Heeft u vragen? Laat gerust een reactie achter of mail ons op [e-mail beveiligd]
