Aurik + Vtiger CRM

Företag

Aurik är en affärsaccelerator som arbetar med entreprenörsföretagare och företagskunder för att förbättra affärs- och leverantörsutveckling genom innovation, affärsutveckling och skapande av möjligheter. Aurik har etablerat sig i 2001 och har blivit väldigt imponerad av y-on-y-tillväxten över 200% under de senaste 4-åren och står som ledande inom sitt marknadsutrymme. Aurik sysselsätter över 150-personer inklusive mentorer och facilitators som har stöd över tusen små och medelstora företag sedan starten.

Utmaning

Aurik arbetar vid varje given tidpunkt med cirka 350 små och medelstora företagskunder. Under loppet av 6-månader håller mentorer och facilitators som arbetar för Aurik typiskt 7000 möten med sina kunder. Helt från sina första dagar visste Aurik att det behövde ett verktyg för att spåra framsteg och generera rapporter om projekt för att underlätta överlämningsprocesser mellan lagmedlemmar. När Carien Engelbrecht, Chief Operating Officer hos Aurik, letade efter en lösning så uppgav hennes IT-leverantör på den tiden Salesforce. "Jag tittade på Salesforce och jag hatade det", säger Carien. "Det var för komplicerat. Jag ville ha ett CRM-system som erbjöd mer funktionalitet än vad en vanlig CRM gör men det skulle fortfarande vara lätt att använda. "

Lösningen: Vtiger CRM

Förutom den integrerade projekthanteringen, rapporteringen och robusta hanteringen av fallet med kraftfulla SLA, valde Aurik delvis Vtiger för sin extremt lätta adoption. "För mig, vad som gjorde skillnaden var Vtiger förmåga att självkonfigurera sig för att arbeta för Aurik, säger Carien. "Det sätt på vilket vi kan konfigurera Vtiger är väldigt enkelt. Och på grund av denna enkelhet kunde vi bygga ett verktyg som verkligen fungerade för oss. "

Alla på Aurik öppnar Vtiger redan innan de öppnar Outlook

En typisk dag på Aurik börjar med anställda som loggar in på Vtiger. "Varje dag, det första jag tittar på är instrumentbrädan", säger Carien. Vtigers instrumentbräda ger Carien en exakt snapshot av vad som händer i sina olika lag. Hon får snabb tillgång till projektuppgiftsstatus, i väntan på biljetter och fall - som direkt påverkar verksamhetsflödet. "När jag tittar på instrumentpanelen försöker jag se var problemet är. Låt mig förklara. Vi använder biljetter i stor utsträckning - alla på Aurik får användningar och får biljetter. Schemaläggningsgruppen som schemalägger möten mellan våra kunder och facilitators får biljett när en kund eller facilitator avbryter. Jag tittar på volymen biljetter som sitter med olika schemaläggare från instrumentbrädan. Om jag upptäcker en schemaläggare med många biljetter som är olösta, vet jag att det finns ett problem. Det betyder att instrumentpanelen hjälper mig att identifiera om någon inte klarar av någon anledning, så att jag kan hjälpa dem med lite träning eller omfördela arbetsbelastningen så att verksamheten löper smidigt. "

Aurik använder biljetter i två sammanhang. Den första är ticketing av schemalagda lagmedlemmar när en klient eller facilitator avbryter. I det andra sammanhanget får facilitatorerna biljett när entreprenörerna de arbetar med höjer en röd flagga. "Facilitators arbetar hela tiden med små och medelstora företag. Eftersom vi är en affärsaccelerator, måste vi veta när en småföretagsklient stöter på problem. Genom biljetter kan lagmedlemmar uppmärksamma affärsproblem så att vi snabbt kan ge stöd. Så när jag slår på Vtiger ger instrumentpanelen omedelbart mig känslan av temperaturen i verksamheten "

Aurik kunde inte fungera som det gör utan projektuppgifter och rapporter

"Från ledningens synvinkel visar instrumentpanelen mig volymen av projektuppgifterna som börjar och slutar i en månad. Det ger mig en omedelbar indikation av mina kapacitetsgränser och hjälper mig att balansera och hantera kapaciteten framöver. ”

Varje kund är inskriven i ett anpassat program som består av ett stort antal diskreta aktiviteter (projektuppgifter). Innan du använde Vtiger var det väldigt svårt för Aurik att spåra projektuppgifter. Uppföljning av projektuppgifter är avgörande för att Aurik ska kunna arbeta framgångsrikt. "Vi byggde vår verksamhet från Vtiger upp. Den största fördelen med Vtiger är att jag kan spåra var vi är på ett program för en klient. "Vi kan se vem som är på rätt spår och vem som faller bakom.

Vtiger hjälpte oss att förbättra vår turnaround-tid när vi planerade våra kunder till mentorerna

När Aurik började använda fall i april var det ett stort antal överträdelser och idag har de inte en enda kränkning.

"När en ny klient börjar jobba med oss, måste vi schemalägga dem snabbt. Innan Vtiger introducerade fallmodul kämpade vi med vändningstider. Med Vtiger's Cases-modulen kunde vi konfigurera fall och skapa arbetsflöde som skulle passera klienten från ett steg till nästa utan någon fördröjning. Vi startade SLA och mätt prestanda mot SLA. Mina lagmedlemmar kan nu se inom vilken tidsram de måste slutföra arbetet. Innan vi hade denna synlighet i vårt lags prestanda var det allt ett gissningsarbete. "