Pactia + Vtiger CRM

”Kontraktsdelen av vår försäljningsprocess var tidigare mycket lång, vanligtvis 2-3 månader. Nu har vi med hjälp av Vtiger Print Templates och automatisering reducerat processen till 30 dagar eller mindre. ” - Sergio Zapata, kundtjänstchef för Pactia

Om företaget

Pactia är en colombiansk fastighetsfond med 1 miljard dollar i förvaltningstillgångar. De verkar i Colombia, USA och Panama och strävar efter att skapa attraktiva avkastningar för sina investerare över cykler och på lång sikt.

Pactia fokuserar främst på B2B-försäljning för sina kommersiella, arbets- och boendeutrymmen och B2C-försäljning för sina lagringsutrymmen samt:

• Bygga långa och starka relationer med partners för att skapa möjligheter
• Omfattande tillgångsbaserad ekonomisk och operativ strategi från botten och upp
• En noggrann godkännandeprocess
• En fokuserad kapitalförvaltningsstrategi
• Den pågående utvärderingen av tillgångsresultat och exitstrategier under investeringarnas livscykler.

Vi har nyligen haft nöjet att prata med Sergio Zapata, kundtjänstchef för Pactia. Sergio började med Pactia för ungefär fyra år sedan och var projektledare med ansvar för PMO. Under 2016-2017 startade Pactia ett nytt projekt som syftade till att implementera en CRM-lösning som skulle förändra deras strategi till att vara mer kundcentrerad istället för att främst fokusera på den produkt de sålde. Denna process ledde till att Pactia skapade rollen som Customer Service Manager, som Sergio nu fyller, under ledning av Catalina Londoño, som också är ansvarig för CRM-strategin för hela företaget, i alla divisioner.

Utmaning

Innan CRM-projektet startade spriddes Pactias data, de använde främst Excel-kalkylblad för att lagra sina data, WhatsApp för samarbete och gammaldags penna och papper för att dokumentera alla interaktioner de hade med sina kunder. Detta gav många utmaningar, särskilt det faktum att innan Vtiger implementerades hade Pactia separata säljteam som arbetade med sina fem olika produktlinjer, var och en arbetade helt oberoende av varandra. Detta hindrade deras lag från att få någon inblick i tidigare historia eller interaktioner som deras utsikter hade med de olika lagen i hela Pactia.

I slutändan ledde detta till kollisioner mellan deras säljteam, där de olika divisionerna skulle närma sig sina utsikter samtidigt utan insikt i vad de andra lagen gjorde. Det lämnade dem också frånkopplad från värdefull information om sina kunder som skulle hjälpa dem att se historien om tidigare försäljningar, kontaktpunkter och möjligheter som hade fungerat. Sergio fortsatte med att säga att innan de började använda Vtiger var det som om alla hans lag var på sina egna avskilda öar. All information som erhölls om sina kunder var i huvudsak osynlig för Sergio och även försäljnings-, marknadsförings- och supportteam som ansvarade för Pactias framgång.

Sergio förklarade att Pactia behövde göra en förändring och sökandet efter en CRM-lösning började. Ett av deras huvudsakliga mål var att konsolidera sina säljteam som fokuserade på att sälja enskilda produktlinjer och göra det möjligt för dem att korsförsälja sina produkter genom att verkligen lära känna sina kunder. Detta ledde till att Pactia utforskade flera lösningar inklusive Microsoft Dynamics, Sugar, Hubspot och till och med en intern CRM innan de upptäckte Vtiger. De drog slutsatsen att på grund av bristen på konsulter, hjälp med genomförandet och den ultimata kostnaden skulle ingen av dem arbeta för dem.

Lösningen: Vtiger CRM

Efter att ha letat efter en tid efter en lösning med den strategiska vägledningen från People Link, kontaktade Sergio med Hector Baca och Natalia Castano från Conexo Soluciones, ett konsultföretag som specialiserat sig på att implementera Vtigers moln CRM. På grund av framgången som Conexo har haft med att implementera Vtiger för andra organisationer, och efter att ha träffat några av Conexos kunder, var Sergio säker på att han hade hittat rätt CRM i Vtiger.

Vtiger kunde överbrygga klyftan mellan sina team med en lösning, ge dem en fullständig bild av sina kunder under varje steg på resan och ge Pactia analytiska insikter och data för att informera och vägleda deras framtida beslutsfattande. För att stärka Pactias beslut beskriver Sergio att Vtiger också är ett stort värde som ger dem flexibiliteten i anpassning och omfattande integrationslösningar med andra system.

Pactia drar nu mycket nytta av att effektivt använda Vtiger CRM. Sergio fortsätter med att förklara, ”Kontraktsdelen av vår försäljningsprocess var tidigare mycket lång, vanligtvis 2-3 månader. Nu, genom att använda utskriftsmallar och automatisering har vi minskat denna process till 30 dagar eller mindre. " Sergio utarbetar vidare på andra sätt som CRM har hjälpt sina team att spara tid med Workflows och säger: ”Vi använder arbetsflöden för att hantera många av våra aktiviteter efter försäljningen. Vi har till exempel konfigurerat arbetsflöden för att följa upp våra kunder X antal dagar efter att affären avslutats, vilket automatiskt utlöser e-postmeddelanden som innehåller viktig information lagrad i CRM. ” Detta gör att hans representanter kan spara värdefull tid och låta dem fokusera på de viktigare uppgifterna.

Vtiger One View för en 360-graders kundvy

Vtiger One View överbryggade klyftan mellan Pactias team med en enda lösning. One View gav en fullständig bild av kunddata under varje steg av kundresan. 

Pactia använde Vtigers One View-analys och relaterad data för att fatta välgrundade affärsbeslut.