Aurik + Vtiger CRM

Firmamız

Aurik, inovasyon, iş geliştirme ve fırsat yaratma yoluyla iş ve tedarikçi performansını iyileştirmek için girişimci işletme sahipleri ve kurumsal müşterilerle birlikte çalışan bir iş hızlandırıcıdır. 2001 yılında kurulan Aurik, son 200 yılda %4'ü aşan yıllık büyüme ile etkileyici bir şekilde büyüdü ve pazar alanında lider konumunda. Aurik, kuruluşundan bu yana binin üzerinde küçük ve orta ölçekli işletmeyi destekleyen mentorlar ve kolaylaştırıcılar da dahil olmak üzere 150'den fazla kişiyi istihdam etmektedir.

Zorluklar

Aurik, herhangi bir zamanda yaklaşık 350 küçük ve orta ölçekli işletme müşterisi ile çalışır. 6 ay boyunca, Aurik için çalışan danışmanlar ve kolaylaştırıcılar, müşterileriyle tipik olarak 7000 yüz yüze toplantı yapar. Aurik, ilk günlerinden itibaren ilerlemeyi izlemek ve ekip üyeleri arasında devir işlemlerini kolaylaştırmak için projeler hakkında raporlar oluşturmak için bir araca ihtiyacı olduğunu biliyordu. Aurik'in COO'su Carien Engelbrecht bir çözüm ararken, o sırada BT sağlayıcısı Salesforce'u önerdi. Carien, "Salesforce'a baktım ve ondan nefret ettim" diyor. "Çok karmaşıktı. Normal bir CRM'den daha fazla işlevsellik sunan ama yine de kullanımı kolay olan bir CRM sistemi istedim."

Çözüm: Vtiger CRM

Güçlü SLA'lara sahip entegre proje yönetimi, raporlama ve sağlam vaka yönetimine ek olarak Aurik, Vtiger'ı aşırı derecede benimseme kolaylığı nedeniyle kısmen seçti. Carien, “Benim için tüm farkı yaratan, Vtiger'ın Aurik için çalışacak şekilde kendini yapılandırma yeteneğiydi” diyor. “Vtiger'ı yapılandırma şeklimiz gerçekten basit. Ve bu basitlik sayesinde gerçekten işimize yarayan bir araç üretebildik.”

Aurik'teki herkes, Outlook'u açmadan önce bile Vtiger'ı açar

Aurik'te tipik bir gün, çalışanların Vtiger'a giriş yapmasıyla başlar. Carien, "Her gün ilk baktığım şey gösterge paneli oluyor" diyor. Vtiger'ın gösterge paneli, Carien'e çeşitli takımlarında neler olup bittiğinin kesin bir görüntüsünü verir. İşin akışını doğrudan etkileyen proje görev durumuna, bekleyen çağrılara ve vakalara hızlı erişim sağlar. "Gösterge panosuna baktığımda, sorunun nerede olduğunu görmeye çalışıyorum. Açıklamama izin ver. Biletleri yoğun bir şekilde kullanıyoruz - Aurik'teki herkes kullanır ve bilet alır. Müşterilerimiz ve kolaylaştırıcılar arasındaki toplantıyı planlayan planlama ekibi, bir müşteri veya kolaylaştırıcı iptal ettiğinde bilet alır. Panodan farklı programlayıcılarla oturan biletlerin hacmini izliyorum. Çözülmemiş çok sayıda bileti olan bir planlayıcı tespit edersem, bir sorun olduğunu bilirim. Başka bir deyişle, gösterge panosu, birinin herhangi bir nedenle başa çıkamadığını belirlememe yardımcı oluyor, böylece onlara biraz eğitim konusunda yardımcı olabilirim veya işin sorunsuz yürümesi için iş yükünü yeniden dağıtabilirim.”

Aurik, Biletleri iki bağlamda kullanır. Birincisi, bir müşteri veya kolaylaştırıcı iptal ettiğinde planlama ekibi üyelerinin biletlenmesidir. İkinci bağlamda, kolaylaştırıcılar birlikte çalıştıkları girişimciler kırmızı bayrak kaldırdığında ceza alırlar. “Kolaylaştırıcılar her zaman KOBİ'lerle çalışır. Biz bir iş hızlandırıcısı olduğumuz için, küçük bir işletme müşterisinin ne zaman başının belaya girdiğini bilmemiz gerekir. Biletler aracılığıyla ekip üyeleri, hızlı bir şekilde destek sağlayabilmemiz için işle ilgili sorunlara dikkat çekebilir. Bu yüzden Vtiger'ı açtığımda, gösterge paneli bana hemen işin sıcaklığı hakkında bir fikir veriyor”

Aurik, proje görevleri ve raporları olmadan bu şekilde çalışamazdı.

“Yönetim açısından bakıldığında, gösterge panosu bana bir ayda başlayan ve biten proje görevlerinin hacmini gösteriyor. Bu bana kapasite eşiklerimi anında gösterir ve ileriye dönük kapasiteyi dengelememe ve yönetmeme yardımcı olur. ”

Her müşteri, çok sayıda ayrı faaliyetten (proje görevleri) oluşan özelleştirilmiş bir Programa kaydedilir. Vtiger'ı kullanmadan önce Aurik'in proje görevlerini takip etmesi son derece zordu. Aurik'in başarılı bir şekilde çalışması için proje görevlerindeki ilerlemeyi izlemek çok önemlidir. “İşimizi Vtiger'dan yukarıya inşa ettik. Vtiger'ın en büyük yararı, bir müşteri için bir programda nerede olduğumuzu takip edebilmem." Kimin yolda olduğunu ve kimin geride kaldığını görebiliriz.

Vtiger, müşterilerimizi mentorlara planlamak için geri dönüş süremizi iyileştirmemize yardımcı oldu

Aurik Nisan ayında davaları kullanmaya başladığında çok sayıda ihlal vardı ve bugün tek bir ihlalleri yok.

"Yeni bir müşteri bizimle çalışmaya başladığında, onları hızlı bir şekilde planlamalıyız. Vtiger vaka modülünü tanıtmadan önce, geri dönüş süreleriyle uğraşıyorduk. Vtiger's Cases modülü ile vakaları yapılandırabildik ve istemciyi herhangi bir gecikme olmaksızın bir aşamadan diğerine geçirecek iş akışı oluşturabildik. SLA'yı kurduk ve SLA'ya göre performansı ölçtük. Ekip üyelerim artık işi hangi zaman diliminde bitirmek zorunda olduklarını görebilirler. Ekibimizin performansına ilişkin bu görünürlüğü elde edene kadar, bunların hepsi bir tahmin çalışmasıydı.”