KPI + Vtiger CRM

Firmamız

Krishna Park Infracon (KPI), Hindistan'ın Kalküta şehrinde bulunan yenilikçi bir otopark çözümü sağlayıcısıdır. Avrupa'nın önde gelen otopark sistemleri üreticisi WOHR ile ortaklık kuran KPI, Hindistan'a yayılmış müşterileriyle bu gelişen endüstride başarılı bir şekilde güçlü bir yer edinmiştir. 2009 yılında kuruluşundan bu yana, KPI ekibi konut, perakende ve ticari binalar için 3000'den fazla otomatik park çözümü kurdu.

Zorluklar

İlk yıllarında, işle ilgili tüm veriler ve süreçler elektronik tablolar veya kağıtlar üzerinde manuel olarak yönetiliyordu ve bu, sonunda sorunlara yol açtı. Zamanla müşteriyle ilgili verileri düzenlemek, projeyle ilgili görevleri izlemek, envanteri takip etmek ve tüm iş sürecini elektronik tablolar ve kağıtlar üzerinde yönetmek maliyetli bir çaba haline geldi. Şirketin Müdürü Bay Avinash Yaduka, kendisinin ve ekibinin excel sayfalarında iş süreçlerini yönetmeye yönelik tekrarlayan görevlere saatler harcadığını kısa sürede fark etti.

Çözüm: Vtiger CRM

Avinash, ekibinin müşteri hizmetlerini iyileştirmek için daha fazla zaman harcamasına yardımcı olmak için tekrarlayan görevleri otomatikleştirebilecek ve iş sürecini düzene sokabilecek bir çözüm aramaya başladı ve bu onu CRM'ye yönlendirdi. “İş sürecimiz için özelleştirilebilecek bir CRM sistemi arayışımız Vtiger'da sona erdi. Vtiger ile tüm iş süreçlerimizi kolaylaştırdık”, diyor Avinash.

Vtiger, veri aramak ve paylaşmak için harcadığımız birkaç saatimizi kurtardı

Vtiger'ı kullanmadan önce KPI, tüm iş verilerini excel sayfalarında tutuyordu. Sonuç olarak, KPI ekibi her gün en az bir saatini farklı elektronik tablolardan veri çekip birleştirmek için harcadı. “Satış sürecimiz, müşteri gereksinimlerini toplayan bir satış öncesi ekip üyesiyle başlar. Daha sonra, bir çözüm tasarım ekibi bu gereksinimleri analiz eder ve genel bir düzenleme çizimi sağlar. Müşteri çözümü onayladıktan sonra kurulum ekip üyelerimiz siteyi ziyaret eder ve kurulum işlemini tamamlar. Kurulum tamamlandıktan sonra satış sonrası ekibimiz kurulum sonrası hizmetleri üstlenir. Ayrıca müşteri sorularına cevap veren bir müşteri hizmetleri ekibimiz var. Satış öncesinden satış sonrasına kadar tüm bu süreç boyunca ekip üyelerimiz tonlarca veriyi paylaşır. Sayfalardaki bilgilerin izlenmesi, izlenmesi ve paylaşılması zor ve zaman alıcı bir süreçti.” diyor Avinash.

KPI ekibi, Vtiger ile tüm iş verilerini tek bir yerde organize etti ve bu, sihrin gerçekleşmesini sağlıyor. “Müşteri bilgilerimizi kaydetmek için Kişiler modülünü, ürün akışını izlemek için Envanter modülünü ve müşteri sorunlarını izlemek için Vaka modülünü kullanıyoruz. Vtiger'da bir kayıt oluşturulduğunda veya değiştirildiğinde, ilgili ekibe anında bilgi verilir. Her gün, bu bize son güncellemeler hakkında e-posta göndermek için harcadığımız birkaç dakika kazandırıyor. Ve Vtiger'daki küresel arama özelliği, ihtiyacımız olan bilgiyi alır, bir saniyenin çok küçük bir bölümünde milyonlarca kayıttan geçer. Ben ve ekibim, Vtiger'a girilen herhangi bir veriye herhangi bir zamanda herhangi bir güçlük çekmeden erişebiliyoruz."

Vtiger bize ek envanter bilgilerini yakalamak için yeni modüller oluşturma yeteneği verdi

“Envanter takibi satış, kurulum ve servis süreçlerimiz için kritik öneme sahip. Her gün, donanım makineleri gibi birçok sarf malzemesi olmayan alet ve gres yağı gibi sarf malzemeleri envanterimize girip çıkıyor. Avinash, stoklarımızı güvenli bir seviyede tutmak için envanterimizi verimli bir şekilde takip etmedikçe, geç teslimat yapmamız muhtemeldir ve bu da müşteri deneyimimize zarar verir”, diyor Avinash.

Elektronik tabloda envanter takibi zahmetli bir süreçti. Bir proje görevine veya hizmet sözleşmesine göre ne kadar envanterin serbest bırakıldığını izlemenin etkili bir yolu yoktu. Ürünler envantere girip çıktığında stoktaki miktarı güncellemenin bir yolu yoktu.

Avinash, Vtiger'ın bu sorunun çözülmesine nasıl yardımcı olduğunu söylemeye devam ediyor. "Vtiger bize envanterimize giren ve çıkan malları denetleme yeteneği verdi. Envanter kalemlerinin serbest bırakılmasını ve tedarik edilmesini izlemek için iki yeni modül oluşturduk. Artık stoğumuzdan çıkan her ürün Out modülüne giriliyor ve bu ürünlerin bir kısmı iade edildiğinde In modülüne giriş yapılıyor. Bir ürün her dışarı çıktığında, bir proje görevine, bir hizmet sözleşmesine veya bir bilete göre işaretlenir. Envanter kalemlerini bu şekilde takip etme yolu, herhangi bir zamanda bireysel ürün hareketini ve açılış bakiyesini takip etmemizi sağlar.”

Ayrıca Avinash, envanter düzeyinde bir sekme tutmak için Vtiger'ın özelleştirilmiş alanlar ve iş akışları oluşturma yeteneğinden yararlandı. "Her ürün kaydında, o ürün için yeniden sipariş düzeyini tanımlayan özelleştirilmiş bir alanımız var. Ve özelleştirilmiş iş akışlarıyla, tanımlanan yeniden sipariş seviyesinin altına ulaşan tüm ürünleri listeleyen bir raporu düzenli olarak çalıştırıyoruz. Bir ürün yeniden sipariş seviyesinin altına düştüğünde Vtiger'da satınalma siparişi yaratırız. Bu süreç, envanterimizin her zaman güvenli bir seviyede tutulmasını sağlamamıza yardımcı oluyor.”

Vtiger'in iş akışları, hizmet sözleşmelerini daha iyi yönetmemize yardımcı olur:

“İşimiz park çözümünün kurulumunda bitmiyor. Bir proje tamamlandı olarak işaretlendiğinde, satış sonrası ekip üyelerimiz devralır ve hizmet sözleşmeleri oluşturur. Farklı hizmet sözleşmelerimiz var. Örneğin, bir hizmet sözleşmesi bir garanti veya yıllık bakım sözleşmesi olabilir. Bu hizmet sözleşmelerinin her biri için yılda farklı sayıda hizmet veriyoruz. Yılda 6 hizmet veren birkaç hizmet sözleşmemiz ve 4 hizmet veren birkaç tane daha sözleşmemiz var. Avinash, Vtiger'ı kullanmadan önce bu hizmet sözleşmelerini yönetmek zahmetliydi” diyor.

“Vtiger'in iş akışları ile hizmet sözleşmeleriyle çalışmak çok kolay. Bir hizmet sözleşmesi oluşturulduğunda, her hizmet için bilet oluşturan özel bir iş akışımız olur. Örneğin, bir hizmet sözleşmesi 6 hizmet sağlıyorsa, otomatik olarak 6 bilet oluşturulur. Bu biletlerin her biri bir hizmetin tamamlanmasından sonra kapatılır. Servis ekibime e-posta hatırlatıcıları göndermek için biletlerde iş akışlarımız var. Bu, hiçbir servis randevusunu kaçırmamamızı sağlar. Bir hizmet tamamlandığında, bileti kapatıyoruz ve müşterimize otomatik bir SMS ve e-posta bildirimi gidiyor.”

Vtiger, Krishna Park Infracon ekibinin zamandan tasarruf etmesine, işbirliğini geliştirmesine ve işleri zamanında yapmasına yardımcı olur. Avinash, her satış etkinliğini izlemek ve ekibine yaptıkları işte mükemmel olmalarına rehberlik etmek için tüm müşteri çağrılarını izlemek için Vtiger'ı kullanıyor. Vtiger'in esnekliği ve özelleştirilebilirliği ile Avinash, tüm iş sürecini daha iyi organize edebiliyor.