LabStats + Vtiger CRM

CÔNG NGHIỆP

Phần mềm máy tính

ĐỊA ĐIỂM

Thác Idaho, Idaho

LỢI ÍCH

  • Tăng tỷ lệ gia hạn khách hàng
  • Cải thiện sự hợp tác

TÍNH NĂNG YÊU THÍCH

Công ty

Labstats cung cấp các giải pháp phần mềm dựa trên đám mây giúp các tổ chức giáo dục theo dõi việc sử dụng tài sản công nghệ của họ. LabStats làm việc với nhiều trường học và trường đại học khác nhau, thiết lập các giải pháp phần mềm giúp phát hiện các máy tính có sẵn trong phòng thí nghiệm, xác định các máy tính cần bảo trì, biết ứng dụng nào được sử dụng nhiều nhất và sử dụng nhiều hơn và hơn thế nữa.

Thách thức

Khi LabStats bắt đầu mười ba năm trước, họ đã phát triển một hệ thống CRM để quản lý quy trình bán hàng. Tuy nhiên, khi việc kinh doanh phát triển qua nhiều năm, nhu cầu của nó ngày càng phức tạp. Trong khi nhóm bán hàng cần một hệ thống để quản lý quy trình bán hàng và tài khoản khách hàng, các thành viên nhóm kế toán cần một hệ thống để xử lý các đơn đặt hàng và hóa đơn bán hàng. Và bởi vì đội ngũ bán hàng và kế toán làm việc chặt chẽ, LabStats cũng cần một công cụ cộng tác hiệu quả. LabStats muốn một giải pháp CRM có thể giải quyết nhu cầu của các bộ phận khác nhau mà không cần sao chép dữ liệu khách hàng, nhưng hầu hết các hệ thống CRM có sẵn chỉ giải quyết được một hoặc hai trong số nhiều nhu cầu của nó.

Giải pháp: Vtiger CRM

Christian Hayes, CEO của LabStats cho biết, Vtiger là hệ thống CRM tích hợp nhất và đã giúp chúng tôi hoàn thành tất cả doanh số, hỗ trợ khách hàng và mục tiêu kế toán của mình.

100 Vtiger là hệ thống CRM cân bằng nhất trong tất cả các hệ thống CRM mà chúng tôi đã đánh giá. Vtiger giúp chúng tôi quản lý khách hàng và quy trình trước, trong và sau khi bán hàng. Đó là tất cả trong một giải pháp mà Christian nói. LabStats đã đánh giá nhiều hơn các hệ thống CRM khác nhau của 20 trước khi chọn Vtiger. Các CRM khác mà chúng tôi đã xem xét yêu cầu chúng tôi phải có các giải pháp riêng biệt 2 hoặc thậm chí 3 để tuân thủ quy trình bán hàng, hỗ trợ và kế toán của chúng tôi. Chúng tôi thậm chí đã sử dụng Salesforce trong một thời gian nhưng sớm nhận ra rằng nó không đáp ứng nhu cầu kinh doanh của chúng tôi. Salesforce đã quá tập trung vào quá trình theo dõi khách hàng tiềm năng chuyển đổi và nó yêu cầu tùy chỉnh rộng rãi để giúp chúng tôi tiếp tục theo dõi khách hàng trong suốt thời gian họ ở với chúng tôi.

Đối với các thành viên nhóm Labstats, việc quản lý tất cả dữ liệu liên quan đến khách hàng trong Vtiger không chỉ tiết kiệm thời gian và công sức mà còn loại bỏ thông tin sai lệch. Các đội bán hàng, hỗ trợ, kế toán và vận hành của chúng tôi sử dụng Vtiger mỗi ngày để hoàn thành công việc. Và có một hệ thống đảm bảo rằng tất cả dữ liệu liên quan đến khách hàng của chúng tôi đều ở một nơi - giúp chia sẻ và tìm kiếm thông tin nhanh chóng và liền mạch. Vì nhân viên của chúng tôi không phải đẩy hoặc lấy thông tin hoặc trạng thái của khách hàng từ nhiều hệ thống, không có chỗ cho lỗi của con người.

Các tùy chỉnh và tự động hóa của Vtiger đã đẩy nhanh quá trình kinh doanh của LabStat

Christian có các nhiệm vụ và thông báo tự động trong Vtiger để giúp nhóm của mình làm việc hiệu quả. Càng vì Vtiger dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu kinh doanh cụ thể của chúng tôi, chúng tôi đã hợp lý hóa quy trình kinh doanh của chúng tôi. Một ví dụ điển hình về hiệu quả được cải thiện đến từ bộ phận thực hiện và tạo đơn hàng của LabStats. Khi một đơn hàng được nhận và đánh dấu Chấp thuận, Vtiger tạo ra một Case có đầy đủ chi tiết về đơn đặt hàng và khách hàng và giao nó cho nhóm kỹ thuật để thực hiện đơn hàng. Sau đó, khi Trường hợp đó được đánh dấu Giải quyết bởi nhóm kỹ thuật, Trình quản lý tài khoản được thông báo theo dõi với khách hàng để đảm bảo họ có mọi thứ họ cần.

Quy trình làm việc tùy chỉnh của Vtiger cũng đã giúp nhóm LabStats được thông báo về các vấn đề quan trọng. Chúng tôi sử dụng quy trình công việc tùy chỉnh để kích hoạt thông báo khi có điều kiện. Một ví dụ là thông báo cho người quản lý tài khoản nếu khách hàng không gia hạn trước ngày đăng ký của họ. Người quản lý tài khoản nhận được thông báo gia hạn tại ba thời điểm - 60 ngày trước khi hết hạn đăng ký, 2 tuần trước khi hết hạn đăng ký và vào ngày hết hạn đăng ký. Các thông báo này giúp người quản lý tài khoản của chúng tôi kết nối với khách hàng sắp gia hạn và hiểu nếu họ có bất kỳ vấn đề nào trong việc gia hạn hoặc có bất kỳ yêu cầu mới nào và chuyển tiếp những điều đó đến đúng đội ngũ

Vtiger đã giúp LabStats cải thiện tỷ lệ gia hạn khách hàng của mình bằng 15% YY

Chúng tôi đã cấu hình Vtiger theo cách nó giúp chúng tôi chú ý đến đúng khách hàng vào đúng thời điểm. Trực tiếp LabStats có một vài quy trình khách hàng duy nhất phải đối mặt với quy trình bán hàng thông thường. Chúng tôi đã tạo một mô-đun mới trong Vtiger để giúp người quản lý tài khoản của chúng tôi biết khi nào nên đăng ký với khách hàng và theo dõi việc hoàn thành các đăng ký đó. Điều này giúp người quản lý tài khoản tiết kiệm ít nhất 30 phút mỗi ngày vì họ không phải lướt qua danh sách tài khoản để quyết định liên hệ với ai và khi nào. Vtiger tự động tạo cơ hội mới cho người quản lý tài khoản trước khi khách hàng đến hạn gia hạn đăng ký, cho phép họ đi trước ngày gia hạn và nhận báo giá đúng hạn cho khách hàng. Vì chúng tôi thích liên lạc cá nhân, chúng tôi không gửi lời nhắc gia hạn tự động cho khách hàng. Và bởi vì Vtiger nắm bắt tất cả các tương tác mà khách hàng của chúng tôi có với người quản lý tài khoản của họ, các cộng tác viên bán hàng của chúng tôi có thể xem xét các tương tác đó để cung cấp giải pháp tốt hơn.

Quy trình làm việc và @mentions của Vtiger giữ cho các nhóm của LabStat đồng bộ hoàn hảo

Trước khi sử dụng Vtiger, tất cả các liên lạc nội bộ của chúng tôi đã xảy ra bên ngoài CRM. Chẳng hạn, khi các cộng tác viên bán hàng muốn nhóm kế toán tạo hóa đơn, yêu cầu và theo dõi sẽ xảy ra thông qua trao đổi email. Đây là một quá trình tốn thời gian và gây ra sự chậm trễ không mong muốn. Nhưng bây giờ chúng tôi có quy trình làm việc thông báo ngay lập tức cho những người liên quan về việc hoàn thành nhiệm vụ. Các cộng tác viên bán hàng được thông báo khi vé hỗ trợ của khách hàng của họ bị đóng. Đội ngũ kế toán được thông báo khi một thỏa thuận được đóng lại. Nhóm kế toán của chúng tôi xử lý một đơn đặt hàng ở nhiều giai đoạn và ở mỗi giai đoạn, nhóm kỹ thuật của chúng tôi được thông báo để bắt đầu thực hiện đơn hàng. Sau khi đơn hàng được thực hiện, nhóm kế toán sẽ được thông báo để lập hóa đơn cho khách hàng. Quá trình giao tiếp nội bộ này giúp tiết kiệm một lượng thời gian đáng kể dành cho việc tìm kiếm thông tin bên ngoài CRM CRM.

Các thành viên trong nhóm LabStats sử dụng @Mention của Vtiger trong hồ sơ để thu hút sự chú ý của mọi người ngay lập tức. @Mentions đã giúp chúng tôi giảm sự chậm trễ trong giao tiếp. Vì chúng tôi đã bật thông báo trên màn hình cho @Mentions, thành viên nhóm được đề cập trong hồ sơ sẽ thấy thông báo ngay lập tức và có thể thực hiện các hành động nhanh chóng.

Công ty

Labstats cung cấp các giải pháp phần mềm dựa trên đám mây giúp các tổ chức giáo dục theo dõi việc sử dụng tài sản công nghệ của họ. LabStats làm việc với nhiều trường học và trường đại học khác nhau, thiết lập các giải pháp phần mềm giúp phát hiện các máy tính có sẵn trong phòng thí nghiệm, xác định các máy tính cần bảo trì, biết ứng dụng nào được sử dụng nhiều nhất và sử dụng nhiều hơn và hơn thế nữa.

Thách thức

Khi LabStats bắt đầu mười ba năm trước, họ đã phát triển một hệ thống CRM để quản lý quy trình bán hàng. Tuy nhiên, khi việc kinh doanh phát triển qua nhiều năm, nhu cầu của nó ngày càng phức tạp. Trong khi nhóm bán hàng cần một hệ thống để quản lý quy trình bán hàng và tài khoản khách hàng, các thành viên nhóm kế toán cần một hệ thống để xử lý các đơn đặt hàng và hóa đơn bán hàng. Và bởi vì đội ngũ bán hàng và kế toán làm việc chặt chẽ, LabStats cũng cần một công cụ cộng tác hiệu quả. LabStats muốn một giải pháp CRM có thể giải quyết nhu cầu của các bộ phận khác nhau mà không cần sao chép dữ liệu khách hàng, nhưng hầu hết các hệ thống CRM có sẵn chỉ giải quyết được một hoặc hai trong số nhiều nhu cầu của nó.

Giải pháp: Vtiger CRM

Christian Hayes, CEO của LabStats cho biết, Vtiger là hệ thống CRM tích hợp nhất và đã giúp chúng tôi hoàn thành tất cả doanh số, hỗ trợ khách hàng và mục tiêu kế toán của mình.

100 Vtiger là hệ thống CRM cân bằng nhất trong tất cả các hệ thống CRM mà chúng tôi đã đánh giá. Vtiger giúp chúng tôi quản lý khách hàng và quy trình trước, trong và sau khi bán hàng. Đó là tất cả trong một giải pháp mà Christian nói. LabStats đã đánh giá nhiều hơn các hệ thống CRM khác nhau của 20 trước khi chọn Vtiger. Các CRM khác mà chúng tôi đã xem xét yêu cầu chúng tôi phải có các giải pháp riêng biệt 2 hoặc thậm chí 3 để tuân thủ quy trình bán hàng, hỗ trợ và kế toán của chúng tôi. Chúng tôi thậm chí đã sử dụng Salesforce trong một thời gian nhưng sớm nhận ra rằng nó không đáp ứng nhu cầu kinh doanh của chúng tôi. Salesforce đã quá tập trung vào quá trình theo dõi khách hàng tiềm năng chuyển đổi và nó yêu cầu tùy chỉnh rộng rãi để giúp chúng tôi tiếp tục theo dõi khách hàng trong suốt thời gian họ ở với chúng tôi.

Đối với các thành viên nhóm Labstats, việc quản lý tất cả dữ liệu liên quan đến khách hàng trong Vtiger không chỉ tiết kiệm thời gian và công sức mà còn loại bỏ thông tin sai lệch. Các đội bán hàng, hỗ trợ, kế toán và vận hành của chúng tôi sử dụng Vtiger mỗi ngày để hoàn thành công việc. Và có một hệ thống đảm bảo rằng tất cả dữ liệu liên quan đến khách hàng của chúng tôi đều ở một nơi - giúp chia sẻ và tìm kiếm thông tin nhanh chóng và liền mạch. Vì nhân viên của chúng tôi không phải đẩy hoặc lấy thông tin hoặc trạng thái của khách hàng từ nhiều hệ thống, không có chỗ cho lỗi của con người.

Các tùy chỉnh và tự động hóa của Vtiger đã đẩy nhanh quá trình kinh doanh của LabStat

Christian có các nhiệm vụ và thông báo tự động trong Vtiger để giúp nhóm của mình làm việc hiệu quả. Càng vì Vtiger dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu kinh doanh cụ thể của chúng tôi, chúng tôi đã hợp lý hóa quy trình kinh doanh của chúng tôi. Một ví dụ điển hình về hiệu quả được cải thiện đến từ bộ phận thực hiện và tạo đơn hàng của LabStats. Khi một đơn hàng được nhận và đánh dấu Chấp thuận, Vtiger tạo ra một Case có đầy đủ chi tiết về đơn đặt hàng và khách hàng và giao nó cho nhóm kỹ thuật để thực hiện đơn hàng. Sau đó, khi Trường hợp đó được đánh dấu Giải quyết bởi nhóm kỹ thuật, Trình quản lý tài khoản được thông báo theo dõi với khách hàng để đảm bảo họ có mọi thứ họ cần.

Quy trình làm việc tùy chỉnh của Vtiger cũng đã giúp nhóm LabStats được thông báo về các vấn đề quan trọng. Chúng tôi sử dụng quy trình công việc tùy chỉnh để kích hoạt thông báo khi có điều kiện. Một ví dụ là thông báo cho người quản lý tài khoản nếu khách hàng không gia hạn trước ngày đăng ký của họ. Người quản lý tài khoản nhận được thông báo gia hạn tại ba thời điểm - 60 ngày trước khi hết hạn đăng ký, 2 tuần trước khi hết hạn đăng ký và vào ngày hết hạn đăng ký. Các thông báo này giúp người quản lý tài khoản của chúng tôi kết nối với khách hàng sắp gia hạn và hiểu nếu họ có bất kỳ vấn đề nào trong việc gia hạn hoặc có bất kỳ yêu cầu mới nào và chuyển tiếp những điều đó đến đúng đội ngũ

Vtiger đã giúp LabStats cải thiện tỷ lệ gia hạn khách hàng của mình bằng 15% YY

Chúng tôi đã cấu hình Vtiger theo cách nó giúp chúng tôi chú ý đến đúng khách hàng vào đúng thời điểm. Trực tiếp LabStats có một vài quy trình khách hàng duy nhất phải đối mặt với quy trình bán hàng thông thường. Chúng tôi đã tạo một mô-đun mới trong Vtiger để giúp người quản lý tài khoản của chúng tôi biết khi nào nên đăng ký với khách hàng và theo dõi việc hoàn thành các đăng ký đó. Điều này giúp người quản lý tài khoản tiết kiệm ít nhất 30 phút mỗi ngày vì họ không phải lướt qua danh sách tài khoản để quyết định liên hệ với ai và khi nào. Vtiger tự động tạo cơ hội mới cho người quản lý tài khoản trước khi khách hàng đến hạn gia hạn đăng ký, cho phép họ đi trước ngày gia hạn và nhận báo giá đúng hạn cho khách hàng. Vì chúng tôi thích liên lạc cá nhân, chúng tôi không gửi lời nhắc gia hạn tự động cho khách hàng. Và bởi vì Vtiger nắm bắt tất cả các tương tác mà khách hàng của chúng tôi có với người quản lý tài khoản của họ, các cộng tác viên bán hàng của chúng tôi có thể xem xét các tương tác đó để cung cấp giải pháp tốt hơn.

Quy trình làm việc và @mentions của Vtiger giữ cho các nhóm của LabStat đồng bộ hoàn hảo

Trước khi sử dụng Vtiger, tất cả các liên lạc nội bộ của chúng tôi đã xảy ra bên ngoài CRM. Chẳng hạn, khi các cộng tác viên bán hàng muốn nhóm kế toán tạo hóa đơn, yêu cầu và theo dõi sẽ xảy ra thông qua trao đổi email. Đây là một quá trình tốn thời gian và gây ra sự chậm trễ không mong muốn. Nhưng bây giờ chúng tôi có quy trình làm việc thông báo ngay lập tức cho những người liên quan về việc hoàn thành nhiệm vụ. Các cộng tác viên bán hàng được thông báo khi vé hỗ trợ của khách hàng của họ bị đóng. Đội ngũ kế toán được thông báo khi một thỏa thuận được đóng lại. Nhóm kế toán của chúng tôi xử lý một đơn đặt hàng ở nhiều giai đoạn và ở mỗi giai đoạn, nhóm kỹ thuật của chúng tôi được thông báo để bắt đầu thực hiện đơn hàng. Sau khi đơn hàng được thực hiện, nhóm kế toán sẽ được thông báo để lập hóa đơn cho khách hàng. Quá trình giao tiếp nội bộ này giúp tiết kiệm một lượng thời gian đáng kể dành cho việc tìm kiếm thông tin bên ngoài CRM CRM.

Các thành viên trong nhóm LabStats sử dụng @Mention của Vtiger trong hồ sơ để thu hút sự chú ý của mọi người ngay lập tức. @Mentions đã giúp chúng tôi giảm sự chậm trễ trong giao tiếp. Vì chúng tôi đã bật thông báo trên màn hình cho @Mentions, thành viên nhóm được đề cập trong hồ sơ sẽ thấy thông báo ngay lập tức và có thể thực hiện các hành động nhanh chóng.