Aurik + Vtiger CRM

Bedrijf

Aurik is een zakelijke versneller die samenwerkt met ondernemers en zakelijke klanten om de bedrijfs- en leveranciersprestaties te verbeteren door middel van innovatie, bedrijfsontwikkeling en het creëren van kansen. Aurik is opgericht in 2001 en is de afgelopen 200-jaren indrukwekkend gegroeid met een groei van meer dan 4% en staat als marktleider bovenaan. Aurik heeft meer dan 150-mensen in dienst, inclusief mentors en facilitators die sinds de oprichting meer dan duizend kleine en middelgrote ondernemingen ondersteunen.

Uitdaging

Op elk willekeurig moment werkt Aurik met ongeveer 350-klanten in het MKB. In de loop van 6 maanden houden mentoren en facilitators die voor Aurik werken meestal 7000 face-to-face bijeenkomsten met hun klanten. Al vanaf de eerste dagen wist Aurik dat het een tool nodig had om de voortgang te volgen en rapporten over projecten te genereren om overdrachtsprocessen tussen teamleden te vergemakkelijken. Toen Carien Engelbrecht, de Chief Operating Officer bij Aurik, op zoek was naar een oplossing die haar IT-leverancier Salesforce op dat moment voorstelde. "Ik keek naar Salesforce en ik haatte het", zegt Carien. "Het was te gecompliceerd. Ik wilde een CRM-systeem dat meer functionaliteit bood dan wat een normale CRM doet, maar dat nog steeds gemakkelijk te gebruiken is. "

De oplossing: Vtiger CRM

Naast het geïntegreerde projectbeheer, de rapportage en het robuuste case-management met krachtige SLA's, koos Aurik voor Vtiger, mede vanwege het grote gebruiksgemak. "Wat voor mij het verschil maakte, was dat Vtiger zelf kon configureren om voor Aurik te werken," zegt Carien. "De manier waarop we Vtiger kunnen configureren, is heel eenvoudig. En vanwege deze eenvoud waren we in staat om een ​​tool te bouwen die echt voor ons werkte. "

Iedereen bij Aurik opent Vtiger nog voordat ze Outlook openen

Een typische dag bij Aurik begint met medewerkers die inloggen bij Vtiger. "Elke dag is het eerste waar ik naar kijk het dashboard", zegt Carien. Het dashboard van Vtiger geeft Carien een precies beeld van wat er speelt in haar verschillende teams. Ze krijgt snel toegang tot de projecttaakstatus, hangende tickets en cases - die rechtstreeks van invloed zijn op de stroom van het bedrijf. "Als ik naar het dashboard kijk, probeer ik te zien waar het probleem zit. Laat het me uitleggen. We gebruiken tickets uitgebreid - iedereen bij Aurik krijgt gebruik en krijgt tickets. Het planningsteam dat de ontmoeting tussen onze klanten en facilitators plant, krijgt een ticket wanneer een klant of facilitator annuleert. Ik zie het aantal tickets dat met verschillende planners zit vanaf het dashboard. Als ik een planner zie met veel kaarten die niet zijn opgelost, weet ik dat er een probleem is. Dat wil zeggen dat het dashboard me helpt te identificeren of iemand het om een ​​of andere reden niet aankan, zodat ik ze kan helpen met wat training of de werklast opnieuw kan verdelen, zodat het bedrijf soepel verloopt. "

Aurik gebruikt Tickets in twee contexten. De eerste is ticketing van de planningsmedewerkers wanneer een klant of facilitator annuleert. In de tweede context krijgen de facilitators een ticket wanneer de ondernemers waarmee ze werken een rode vlag opvoeren. "Facilitators werken de hele tijd met KMO's. Omdat we een bedrijfsversneller zijn, moeten we weten wanneer een kleinzakelijke klant in problemen komt. Via tickets kunnen teamleden de aandacht vestigen op zakelijke problemen, zodat we snel ondersteuning kunnen bieden. Dus als ik Vtiger inschakel, geeft het dashboard meteen het gevoel van de temperatuur van het bedrijf. "

Aurik kon niet werken zoals het doet zonder projecttaken en rapporten

"Vanuit het oogpunt van beheer, toont het dashboard me het volume van de projecttaken die over een maand beginnen en eindigen. Dat geeft me een directe indicatie van mijn capaciteitsdrempels en helpt me om de capaciteit in de toekomst te balanceren en te beheren. ”

Elke klant is ingeschreven in een aangepast programma dat bestaat uit een groot aantal afzonderlijke activiteiten (projecttaken). Vóór het gebruik van Vtiger was het buitengewoon moeilijk voor Aurik om projecttaken te volgen. Het volgen van de voortgang van projecttaken is van cruciaal belang voor Aurik om succesvol te werken. "We hebben ons bedrijf vanaf Vtiger opgebouwd. Het grootste voordeel van Vtiger is dat ik kan volgen waar we zijn op een programma voor een klant. "We kunnen zien wie op het goede spoor zit en wie achterloopt.

Vtiger heeft ons geholpen onze doorlooptijd van het plannen van onze klanten bij de mentoren te verbeteren

Toen Aurik in april gevallen begon te gebruiken, was er een enorm aantal schendingen en vandaag hebben ze geen enkele overtreding.

"Wanneer een nieuwe klant met ons gaat werken, moeten we deze snel inplannen. Voordat Vtiger de module cases introduceerde, worstelden we met doorlooptijden. Met de Cases-module van Vtiger konden we cases configureren en een workflow maken die de klant zonder vertraging van de ene fase naar de volgende zou doorgeven. We hebben SLA opgezet en de prestaties vergeleken met de SLA. Mijn teamleden kunnen nu zien binnen welk tijdsbestek ze het werk moeten afronden. Tot we deze zichtbaarheid hadden in de prestaties van ons team, was het allemaal een gokwerk. "