LabStats + Vtiger CRM

Bedrijf

Labstats biedt cloudgebaseerde softwareoplossingen waarmee onderwijsinstellingen het gebruik van hun technologische middelen kunnen volgen. LabStats werkt met verschillende scholen en universiteiten, en installeert softwareoplossingen die helpen bij het vinden van beschikbare computers in laboratoria, het identificeren van computers die onderhoud nodig hebben, weten welke toepassingen het meest worden gebruikt en die onvoldoende worden gebruikt, en meer.

Uitdaging

Toen LabStats dertien jaar geleden begon, ontwikkelden ze een CRM-systeem om het verkoopproces te beheren. Naarmate het bedrijf in de loop van de jaren groeide, werden zijn behoeften echter steeds complexer. Hoewel het salesteam een ​​systeem nodig had om het verkoopproces en klantenrekeningen te beheren, hadden de leden van het accountingteam een ​​systeem nodig om verkooporders en facturen te verwerken. En omdat de verkoop- en accountingteams nauw samenwerkten, had LabStats ook een effectieve samenwerkingshulp nodig. LabStats wilde een CRM-oplossing die de behoeften van verschillende afdelingen kon oplossen zonder klantgegevens te dupliceren, maar de meeste CRM-systemen die beschikbaar waren, hebben slechts een of twee van de vele behoeften opgelost.

De oplossing: Vtiger CRM

"Vtiger is het meest geïntegreerde CRM-systeem en heeft ons geholpen al onze verkoop-, klantenondersteunings- en boekhouddoelen te realiseren", zegt Christian Hayes, de CEO van LabStats.

"Vtiger was het meest gebalanceerde CRM-systeem van alle CRM-systemen die we evalueerden. Vtiger helpt ons klanten en processen te beheren vóór, tijdens en na een verkoop. Het is een alles-in-één oplossing ", zegt Christian. LabStats evalueerde meer dan 20 verschillende CRM-systemen voordat Vtiger werd geselecteerd. "Andere CRM's die we onderzochten, vereisten van ons dat we 2 of zelfs 3 afzonderlijke oplossingen moesten hebben om ons verkoop-, support- en accountingproces bij te houden. We hebben zelfs een tijdje Salesforce gebruikt, maar we realiseerden ons al snel dat dit niet aan onze zakelijke behoeften voldeed. Salesforce had een te beperkte focus op het proces van het volgen van een prospect tot conversie en het vereiste uitgebreide aanpassingen om ons te helpen bij het volgen van een klant gedurende hun tijd bij ons. "

Voor Labstats-teamleden bespaart het beheer van alle klantgerelateerde gegevens in Vtiger niet alleen tijd en moeite, maar elimineert ook miscommunicatie. "Onze teams voor verkoop, support, accounting en operations gebruiken Vtiger elke dag om het werk gedaan te krijgen. En het hebben van één systeem zorgt ervoor dat al onze klantgerelateerde gegevens zich op één plek bevinden - het delen en zoeken van informatie snel en naadloos. Omdat onze medewerkers geen klantinformatie of status hoeven te pushen of te trekken van meerdere systemen, is er geen plaats voor menselijke fouten. "

De aanpassingen en automatiseringen van Vtiger hebben het bedrijfsproces van LabStat versneld

Christian heeft taken en meldingen geautomatiseerd in Vtiger om zijn team te helpen efficiënt te werken. "Omdat Vtiger eenvoudig is aan te passen aan onze specifieke bedrijfsbehoeften, hebben we ons bedrijfsproces gestroomlijnd." Een goed voorbeeld van verbeterde efficiëntie komt van de afdeling voor het maken en uitvoeren van bestellingen van LabStats. "Wanneer een bestelling wordt ontvangen en gemarkeerd als Goedgekeurd, maakt Vtiger een Case met volledige details van de bestelling en klant en wijst deze toe aan het technische team voor orderafhandeling. Als dat geval vervolgens is gemarkeerd als opgelost door het technische team, krijgt de accountmanager een melding om met de klant te overleggen om te zorgen dat ze alles hebben wat ze nodig hebben. "

De aangepaste workflows van Vtiger hebben het LabStats-team geholpen om op de hoogte te blijven van belangrijke zaken. "We gebruiken aangepaste workflows om meldingen te activeren wanneer aan een voorwaarde is voldaan. Een voorbeeld is om accountmanagers op de hoogte te stellen als een klant niet vernieuwt vóór de abonnementsdatum. Accountmanagers ontvangen op drie tijdstippen een door de verlenging verschuldigde kennisgeving: 60 dagen vóór het verstrijken van het abonnement, 2 weken voordat het abonnement verloopt en op de dag waarop het abonnement is verlopen. Deze meldingen helpen onze accountmanagers om contact te leggen met klanten die vernieuwd moeten worden en begrijpen of ze problemen hebben bij het verlengen of hebben nieuwe vereisten en sturen deze door naar het juiste team. "

Vtiger heeft LabStats geholpen zijn klantvernieuwingspercentage met 15% YOY te verbeteren

"We hebben Vtiger zo geconfigureerd dat het ons helpt om op het juiste moment de juiste aandacht aan de juiste klant te schenken." LabStats heeft een aantal unieke klantgerichte processen naast het reguliere verkoopproces. "We hebben een nieuwe module in Vtiger ontwikkeld die onze accountmanagers helpt te weten wanneer ze moeten inchecken bij klanten en de voltooiing van die check-ins volgen. Hiermee worden accountmanagers minstens 30 minuten per dag bespaard omdat ze niet door lijsten met accounts hoeven te kammen om te bepalen met wie ze contact moeten opnemen en wanneer. Vtiger creëert automatisch nieuwe mogelijkheden voor accountmanagers voordat een klant komt voor verlenging van het abonnement, waardoor ze de verlengingsdatums voor kunnen blijven en de koersen tijdig kunnen ontvangen aan klanten. Omdat we persoonlijke voorkeur prefereren, sturen we geen automatische verlengingsherinneringen naar klanten. En omdat Vtiger alle interacties vastlegt die onze klanten hebben met hun accountmanagers, kunnen onze verkoopmedewerkers deze interacties bekijken om een ​​betere oplossing te bieden. "

De workflows en @mentions van Vtiger houden de teams van LabStat in perfecte synchronisatie

"Vóór het gebruik van Vtiger gebeurde al onze interne communicatie buiten CRM. Wanneer verkoopmedewerkers bijvoorbeeld wilden dat het administratieteam een ​​factuur genereerde, zouden het verzoek en de follow-ups gebeuren door het uitwisselen van e-mails. Dit was een tijdrovend proces en veroorzaakte ongewenste vertragingen. Maar nu hebben we workflows die betrokkenen onmiddellijk op de hoogte brengen bij het voltooien van taken. Verkoopmedewerkers worden op de hoogte gebracht wanneer het supportticket van hun klant is gesloten. Het accountingteam wordt op de hoogte gebracht wanneer een deal wordt gesloten. Ons accountingteam verwerkt een bestelling in meerdere fasen en in elke fase wordt ons technisch team op de hoogte gebracht om de orderafhandeling te starten. Zodra de bestelling is voltooid, ontvangt het boekhoudteam bericht voor facturering aan de klant. Dit proces van interne communicatie bespaart een aanzienlijke hoeveelheid tijd die anders werd besteed aan handmatig zoeken naar informatie buiten CRM ".

Teamleden van LabStats gebruiken de @Mention van Vtiger op records om de aandacht van bezorgde mensen direct te trekken. "@Mentions hebben ons geholpen vertragingen in de communicatie te verminderen. Omdat we bureaubladmeldingen voor @Mentions hebben ingeschakeld, ziet het teamlid dat in een record wordt vermeld, onmiddellijk een melding en kan het snel acties ondernemen. "