Flusso di lavoro: la guida definitiva

1. Cos'è un flusso di lavoro? Una rapida introduzione

Se sei un piccolo imprenditore o anche un leader aziendale in un'organizzazione di medie dimensioni che si occupa di un milione di cose ogni giorno, potresti spesso pensare che l'automazione sia una delle cose positive di cui tutti parlano nelle conferenze e nelle pubblicazioni ma non ci riescono mai veramente in cima alla tua lista di priorità. Non sei solo. Nella quotidianità degli impegni e della lotta agli incendi, fare un passo indietro per promuovere l'automazione può essere difficile e quindi molte aziende convivono con il dolore.

In un rapporto intitolato "Lo stato dell'automazione delle PMI nel 2021" di Zapier, il 44% dei dipendenti delle PMI ha affermato di non essere altamente efficiente o produttivo nel lavoro quotidiano e il 94% ha affermato di svolgere attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo nel loro ruolo.

In questo e altri studi, le ragioni per cui le PMI non si concentrano sull'automazione variano da una percezione di complessità a vincoli di risorse in termini di tempo e denaro che si ritiene necessario investire. Alcuni potrebbero addirittura ritenere che il cambiamento potrebbe interrompere troppo i processi esistenti e che sia irrilevante per la scala in cui ti trovi attualmente.

Nonostante queste riserve comuni, l’automazione e i flussi di lavoro possono offrire vantaggi significativi alle piccole imprese, tra cui maggiore efficienza, costi operativi ridotti, migliori relazioni con i clienti e maggiore competitività. Lo stesso studio rileva che “il 92% dei lavoratori della conoscenza concorda sul fatto che l’automazione ha migliorato la loro vita sul posto di lavoro. Nello specifico, 2 su 3 sono soddisfatti del proprio ruolo perché utilizzano l'automazione sul lavoro
Il 63% afferma che l’utilizzo dell’automazione li ha aiutati a combattere il burnout lavorativo
Il 65% afferma che l’utilizzo dell’automazione sul lavoro li rende meno stressati

Ora, questi sono parametri fantastici e ogni leader aziendale vorrebbe vederli funzionare nella propria attività.

I CRM gestiscono molti dei dati critici dei clienti con i team di vendita, marketing e supporto che li utilizzano per monitorare e gestire l'acquisizione dei clienti, il supporto post-vendita e l'aumento dei ricavi. Un'automazione ben pensata può migliorare notevolmente la produttività, la soddisfazione dei clienti e dei dipendenti e favorire una crescita sostenibile.

Ma le cose possono diventare complicate e diventare una palla di neve in un pasticcio ingestibile molto velocemente se fai il possibile senza pensarci bene nel contesto specifico di ciò che funziona (e non funziona) per la tua attività unica. È essenziale che i proprietari di piccole imprese comprendano i potenziali vantaggi e prendano in considerazione l'idea di iniziare con soluzioni di automazione semplici e gestibili prima di espandere gradualmente l'uso di questi strumenti.

Pertanto, in questa guida di base al CRM 101, esamineremo cos'è un flusso di lavoro, quali sono le migliori pratiche da tenere a mente durante la progettazione dell'automazione del flusso di lavoro per la tua azienda e esamineremo anche alcuni ottimi esempi che ti aiuteranno a iniziare a identificare possibili casi d'uso per te.

Questa guida è scritta senza dare per scontato a che punto del percorso di automazione ti trovi. Se non ne hai la minima idea, leggi tutte le sezioni in sequenza. Se ti sei già dilettato nell'automazione e hai qualche idea su cosa devi fare, sentiti libero di passare alle sezioni più tattiche.

2. Flussi di lavoro: alcuni concetti fondamentali

Un flusso di lavoro è essenzialmente una sequenza di compiti, attività o processi organizzati ed eseguiti in un ordine specifico per raggiungere un particolare obiettivo o risultato. Quindi, ad eccezione del primo e dell'ultimo passaggio del flusso, ogni altro passaggio avrà un passaggio precedente e uno successivo.

I flussi di lavoro sono comunemente utilizzati in vari campi e settori per semplificare e ottimizzare processi complessi. Aiutano a garantire che il lavoro venga svolto in modo efficiente, coerente e con una struttura chiara.

Ecco alcune caratteristiche e componenti chiave della maggior parte dei flussi di lavoro. Ci sono delle eccezioni, ma per ora atteniamoci alle nozioni di base.

I tre seguenti sono assolutamente essenziali: senza di essi non esiste letteralmente alcun flusso di lavoro.

Passaggi sequenziali: I flussi di lavoro prevedono una serie di passaggi o azioni eseguite in un ordine predeterminato. Ogni passaggio dipende in genere dal completamento con successo di quello precedente.
Ingressi e uscite: I flussi di lavoro hanno input (come dati, informazioni o materiali) e output (risultati o prodotti). Questi input vengono trasformati o elaborati durante il flusso di lavoro per produrre gli output desiderati.
Regole e condizioni: I flussi di lavoro possono includere regole, condizioni o punti decisionali che guidano il flusso del processo. Queste regole determinano quale percorso segue il flusso di lavoro in base a criteri specifici.

Ora, i flussi di lavoro ben progettati faranno un ulteriore passo avanti e avranno anche quanto segue:

Ruoli e responsabilità definiti: I flussi di lavoro spesso assegnano ruoli o responsabilità specifici a individui o team coinvolti nel processo. Questo aiuta a chiarire chi è responsabile di cosa.
Automazione: Nei contesti moderni, i flussi di lavoro sono spesso automatizzati utilizzando strumenti e sistemi software. L’automazione può aiutare a ridurre l’intervento manuale e accelerare i processi.
Monitoraggio e monitoraggio: I flussi di lavoro spesso includono meccanismi per monitorare e tenere traccia dei progressi, consentendo la misurazione e l'ottimizzazione delle prestazioni.

È possibile utilizzare semplici strumenti di visualizzazione come diagrammi di flusso o mappe di processo per progettare flussi di lavoro e progettare le relazioni tra le varie fasi del flusso.

I flussi di lavoro possono variare in complessità e scala. Vengono utilizzati in un'ampia gamma di applicazioni, dai processi aziendali come la gestione dei lead, l'onboarding dei clienti e l'elaborazione degli ordini ai processi creativi come la produzione di contenuti e la gestione dei progetti di sviluppo software. Flussi di lavoro efficaci possono aiutare le organizzazioni e gli individui a migliorare la produttività, ridurre gli errori e garantire la coerenza delle operazioni aziendali.

Ora che abbiamo una visione d'insieme di cosa sono i flussi di lavoro, approfondiamo i flussi di lavoro nel contesto specifico del CRM. Prima di passare alla parte divertente della progettazione dei flussi di lavoro e delle migliori pratiche per essi, la domanda più importante che potresti avere è: quali sono i vantaggi di avere flussi di lavoro? Ne vale davvero la pena?

3. Quali sono i vantaggi del flusso di lavoro CRM?

Sebbene possa sembrare che l’automazione abbia senso solo per le grandi imprese con operazioni globali e centinaia di processi aziendali complessi e intrecciati, ciò non è vero. L'implementazione dei flussi di lavoro CRM (Customer Relationship Management) può offrire un'ampia gamma di vantaggi per aziende e organizzazioni di tutte le dimensioni. Questi vantaggi sono legati a una maggiore efficienza, a migliori relazioni con i clienti e a processi semplificati.

"Il 44% dei dipendenti delle PMI afferma di non essere molto efficiente o produttivo nel lavoro quotidiano e il 94% afferma di svolgere attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo nel proprio ruolo."

Esaminiamo alcuni dei principali vantaggi derivanti dall'utilizzo dei flussi di lavoro CRM nelle PMI:

1. Automazione dei processi: I flussi di lavoro CRM automatizzano le attività di routine e ripetitive, anche quelle che comportano l'estrazione di dati da origini dati esterne, riducendo la necessità di immissione manuale dei dati e di lavoro amministrativo. Ciò aumenta l’efficienza e consente ai dipendenti di concentrarsi su attività più preziose e strategiche.

2. Consistenza: I flussi di lavoro garantiscono che i processi vengano eseguiti in modo coerente, seguendo regole e criteri predefiniti. Ciò porta a un livello più elevato di qualità e standardizzazione nelle interazioni con i clienti e nella gestione dei dati.

3. Produttività migliorata: Automatizzando le attività e guidando i dipendenti attraverso i processi, i flussi di lavoro CRM aiutano ad aumentare la produttività. I dipendenti possono completare le attività più rapidamente e si verificano meno errori dovuti all'immissione manuale dei dati.

4. Relazioni con i clienti migliorate: I flussi di lavoro aiutano a gestire le interazioni e i coinvolgimenti dei clienti in modo efficace. Automatizzando i follow-up, coltivando i lead e monitorando la comunicazione con i clienti, le aziende possono costruire relazioni più forti e personalizzate con i propri clienti.

5. Gestione dei lead: I flussi di lavoro CRM possono aiutare con il punteggio dei lead, l'assegnazione dei lead e il consolidamento dei lead. Ciò garantisce che ai lead venga assegnata la giusta priorità e spostati in modo efficiente attraverso la canalizzazione di vendita.

6. Migliore gestione dei dati: Con i flussi di lavoro, i dati possono essere aggiornati e puliti automaticamente. Ciò garantisce che le informazioni sui clienti siano accurate, aggiornate e affidabili.

7. Gestione dei compiti e del tempo: I flussi di lavoro CRM possono includere azioni basate sul tempo e assegnazioni di attività. Ciò aiuta i dipendenti a gestire il proprio tempo in modo efficace e garantisce che i compiti importanti non vengano trascurati.

8. Processi di vendita semplificati: I flussi di lavoro di vendita aiutano a semplificare l'intero processo di vendita, dalla generazione di lead alla chiusura delle trattative. Ciò riduce il ciclo di vendita e porta ad un aumento delle entrate.

9. Campagne di marketing: i flussi di lavoro CRM possono automatizzare le campagne di marketing, consentendo alle aziende di inviare messaggi personalizzati a lead e clienti al momento giusto, migliorando l'efficienza delle attività di marketing.

10. Risparmio sui costi: L'automazione riduce i costi di manodopera associati all'immissione manuale dei dati e alle attività ripetitive. Inoltre, una gestione dei lead più efficace può comportare risparmi sui costi prendendo di mira lead ad alto potenziale.

11. Analisi dei dati: I flussi di lavoro CRM forniscono dati sulle prestazioni di vari processi e interazioni con i clienti. Questi dati possono essere utilizzati per l’analisi e il processo decisionale per migliorare ulteriormente le operazioni.

12. Soddisfazione del cliente: Automatizzando la gestione e le risposte dei ticket di supporto, i flussi di lavoro CRM possono portare a una risoluzione più rapida dei problemi e a una migliore soddisfazione del cliente.

13. Conformità e audit trail: Molti sistemi CRM forniscono audit trail, garantendo che le attività e le modifiche vengano registrate. Questo può essere importante per i requisiti di conformità e sicurezza.

14. Scalabilità: Man mano che un'azienda cresce, i flussi di lavoro CRM possono adattarsi per accogliere maggiori volumi di dati e interazioni con i clienti. Questa scalabilità consente alle organizzazioni di mantenere l'efficienza mentre si espandono.

15. Vantaggio competitivo: I flussi di lavoro CRM consentono alle aziende di rispondere più rapidamente alle esigenze dei clienti e ai cambiamenti del mercato, offrendo loro un vantaggio competitivo.

16. Personalizzazione: I flussi di lavoro CRM possono essere personalizzati per soddisfare i processi specifici di un'organizzazione e i requisiti di settore, garantendo che si adattino perfettamente al business.

Nel complesso, i flussi di lavoro CRM consentono alle organizzazioni di gestire le relazioni con i clienti in modo più efficiente ed efficace. Aiutano a offrire ai clienti un'esperienza coerente e di alta qualità, ottimizzando i processi interni e riducendo i costi operativi.

Quindi, ora che hai una buona idea dei vantaggi che i flussi di lavoro possono apportare alla tua organizzazione, affrontiamo alcuni dei malintesi più comuni e analizziamo anche alcuni dei principali casi d'uso dei flussi di lavoro CRM nelle PMI.

Innanzitutto: la differenza tra un'azione o un evento specifico e un flusso di lavoro.

4. Qual è la differenza tra flusso di lavoro e azione nel CRM?

Nel contesto dei sistemi CRM, "flusso di lavoro" e "azione" sono concetti correlati, ma hanno scopi diversi e sono generalmente utilizzati in diverse fasi della gestione delle relazioni e dei processi con i clienti. A un livello molto elevato puoi pensare ai flussi di lavoro come a un insieme di azioni legate insieme da una logica che decide quale azione viene attivata e quando.

Ecco alcune differenze fondamentali tra i due per avere un'idea migliore:

In sintesi, i flussi di lavoro vengono utilizzati per definire e automatizzare processi in più fasi e processi decisionali all'interno di un sistema CRM, mentre le azioni sono compiti e attività individuali, avviati dall'utente o eseguiti dal sistema. I flussi di lavoro riguardano più la gestione del flusso di lavoro, mentre le azioni si concentrano su interazioni e attività specifiche che contribuiscono alla gestione delle relazioni con i clienti. Sia i flussi di lavoro che le azioni sono componenti importanti dei sistemi CRM e possono lavorare insieme per migliorare l'efficienza e il coinvolgimento del cliente.

Ulteriori letture: Azioni: il tuo assistente digitale personale

5. Quali sono le caratteristiche del flusso di lavoro CRM?

Le funzionalità di un flusso di lavoro CRM (Customer Relationship Management) variano a seconda del software CRM che stai utilizzando, ma in generale i flussi di lavoro CRM hanno diverse funzionalità chiave che aiutano a semplificare e automatizzare vari processi aziendali. Ecco alcune funzionalità comuni dei flussi di lavoro CRM:

Meccanismi di attivazione: I flussi di lavoro CRM possono essere attivati da eventi o condizioni specifici. I trigger comuni includono la creazione di un nuovo lead, la modifica delle informazioni di contatto, il raggiungimento di un punteggio specifico da parte di un lead o l'invio di un ticket di supporto. Che cos'è un trigger del flusso di lavoro?

Sequenza di passaggi: I flussi di lavoro consistono in genere in una sequenza di passaggi o azioni eseguite in un ordine specifico. Questi passaggi possono includere l'invio di e-mail, l'aggiornamento dei record, l'assegnazione di attività e altro ancora.

Condizioni e Regole: È possibile definire condizioni e regole all'interno di un flusso di lavoro per guidare il processo decisionale. Ad esempio, i flussi di lavoro possono avere una logica di ramificazione basata su criteri come punteggio lead, settore o cronologia degli acquisti. Flussi di lavoro multipath

Automazione: I flussi di lavoro sono progettati per automatizzare attività e processi di routine. Ciò aiuta a ridurre lo sforzo manuale e garantisce coerenza nell'esecuzione delle attività.

Integrazione: I flussi di lavoro CRM spesso si integrano con altri sistemi e applicazioni. Ad esempio, possono connettersi a strumenti di email marketing, sistemi di calendario o servizi di arricchimento dei dati per migliorare la funzionalità.

Assegnazione del compito: I flussi di lavoro possono assegnare automaticamente attività a utenti o team specifici in base a criteri definiti. Ciò garantisce che le persone giuste siano responsabili di azioni specifiche.

Azioni basate sul tempo: È possibile impostare azioni basate sul tempo all'interno di un flusso di lavoro. Ad esempio, inviando e-mail di follow-up automatizzate dopo un certo periodo o inoltrando un ticket di supporto se il problema non viene risolto entro un periodo di tempo specificato. Creazione di un flusso di lavoro pianificato

Comunicazione: I flussi di lavoro possono facilitare la comunicazione automatizzata con clienti, lead o membri del team. Ciò include l'invio di e-mail personalizzate, messaggi SMS o notifiche in-app. Automatizza le email in uscita

Rapporti e analisi: I flussi di lavoro CRM spesso includono funzionalità di reporting e analisi. Puoi tenere traccia delle prestazioni dei tuoi flussi di lavoro, monitorare l'avanzamento di lead o opportunità e valutare l'efficienza dei tuoi processi.

Personalizzazione: Molti sistemi CRM ti consentono di personalizzare i flussi di lavoro per adattarli alle tue specifiche esigenze aziendali. Puoi definire campi, azioni e regole personalizzati su misura per i processi della tua organizzazione.

Notifiche e avvisi: I flussi di lavoro CRM possono inviare notifiche e avvisi agli utenti quando si verificano eventi specifici. Ad esempio, è possibile inviare una notifica a un rappresentante di vendita quando un lead raggiunge una fase particolare della pipeline di vendita.

Controllo della versione: Alcuni sistemi CRM offrono il controllo della versione per i flussi di lavoro, consentendo di monitorare e gestire le modifiche alla progettazione dei flussi di lavoro nel tempo.

Sicurezza e autorizzazioni: I flussi di lavoro CRM sono spesso dotati di funzionalità di sicurezza che consentono di definire chi può creare, modificare o eseguire i flussi di lavoro. Ciò aiuta a garantire la privacy dei dati e la conformità alle politiche della tua organizzazione.

Documentazione e formazione: I flussi di lavoro CRM possono essere documentati a scopo di riferimento e di formazione, rendendo più semplice per i membri del team comprendere come lavorano e come dovrebbero interagire con loro.

Gestione degli errori: I flussi di lavoro possono includere meccanismi di gestione degli errori per gestire le situazioni in cui le azioni o le condizioni non vengono eseguite come previsto.

Queste funzionalità rendono i flussi di lavoro CRM un potente strumento per automatizzare e ottimizzare un'ampia gamma di processi aziendali, dalla gestione dei lead e dalle vendite alle campagne di marketing e all'assistenza clienti. Le funzionalità specifiche disponibili possono variare a seconda del software CRM che stai utilizzando, quindi è importante esplorare le funzionalità del sistema CRM scelto.

6. Quali sono le migliori pratiche per progettare un flusso di lavoro CRM?

L'utilizzo dei flussi di lavoro in un CRM è un modo prezioso per automatizzare e semplificare vari processi relativi alla gestione delle relazioni con i clienti, delle vendite, del marketing e dell'assistenza clienti. I flussi di lavoro negli strumenti CRM possono essere utilizzati per garantire coerenza, ridurre le attività manuali e migliorare l'efficienza. Ecco come puoi utilizzare i flussi di lavoro in uno strumento CRM:

Definisci i tuoi obiettivi: Definire chiaramente gli obiettivi del flusso di lavoro. Quale processo o attività specifica desideri automatizzare o semplificare? Ciò potrebbe includere la crescita dei lead, il follow-up delle vendite, l'onboarding dei clienti, la gestione dei ticket di supporto e altro ancora.

Identificare i trigger: Determinare i trigger o gli eventi che avvieranno il flusso di lavoro. I trigger potrebbero essere azioni come l'aggiunta di un nuovo lead, l'invio di un ticket di supporto da parte di un cliente o il raggiungimento di una fase specifica da parte di un'opportunità di vendita.

Mappare i passaggi del flusso di lavoro: Crea una mappa visiva dei passaggi del flusso di lavoro. Determinare quali azioni dovrebbero essere intraprese in risposta al trigger. Ad esempio, l'invio di e-mail automatizzate, l'assegnazione di attività ai rappresentanti di vendita, l'aggiornamento delle informazioni di contatto o la creazione di promemoria di follow-up.

Imposta condizioni e regole: Definire le condizioni e le regole per il processo decisionale all'interno del flusso di lavoro. Ad esempio, se il punteggio di un lead raggiunge una determinata soglia, potrebbe attivare una serie di azioni diversa rispetto a un lead con punteggio inferiore.

Automatizzare la comunicazione: Utilizza le funzionalità di automazione della posta elettronica del CRM per inviare e-mail automatizzate in varie fasi del flusso di lavoro. Personalizza i messaggi e utilizza i campi di unione per includere informazioni specifiche del cliente.

Assegnare compiti e responsabilità: Assegna attività a membri specifici del team all'interno dello strumento CRM. Ciò garantisce che le persone responsabili siano consapevoli del loro ruolo nel flusso di lavoro.

Azioni basate sul tempo: Incorpora azioni basate sul tempo nel flusso di lavoro. Ad esempio, invia un'e-mail di follow-up una settimana dopo un contatto iniziale o inoltra un ticket di supporto se rimane irrisolto dopo un certo periodo.

Test e convalida: Testare il flusso di lavoro per assicurarsi che funzioni come previsto. Verifica che i trigger attivino il flusso di lavoro e che le azioni vengano eseguite in modo accurato. Apportare modifiche, se necessario.

Monitorare e analizzare: Monitorare continuamente le prestazioni del flusso di lavoro. Utilizza strumenti di analisi e reporting all'interno del CRM per tenere traccia dei risultati. Ciò può aiutarti a identificare i colli di bottiglia, le aree di miglioramento e le opportunità per ottimizzare il flusso di lavoro.

Itera e migliora: Sulla base dei dati e del feedback, apportare i miglioramenti necessari al flusso di lavoro per migliorarne l'efficacia. Ciò potrebbe comportare il perfezionamento dei messaggi, la regolazione delle condizioni di attivazione o la modifica delle assegnazioni delle attività.

Documentazione e formazione: Documentare il flusso di lavoro a scopo di riferimento e di formazione. Assicurati che i membri del team siano consapevoli di come funziona il flusso di lavoro e di come dovrebbero interagire con esso.

Implementando in modo efficace i flussi di lavoro nel tuo strumento CRM, puoi automatizzare le attività di routine, garantire follow-up tempestivi, offrire migliori esperienze ai clienti e, in definitiva, aumentare l'efficienza e la produttività nella gestione delle relazioni con i clienti e dei processi di vendita.

7. Come utilizzare il flusso di lavoro nel CRM?

I flussi di lavoro in uno strumento CRM possono essere applicati a un'ampia gamma di scenari aziendali per semplificare i processi, migliorare l'efficienza e potenziare le interazioni con i clienti.

Ecco alcuni scenari aziendali comuni in cui i flussi di lavoro in uno strumento CRM possono essere estremamente vantaggiosi:

Gestione dei lead: Assegna automaticamente i lead ai rappresentanti di vendita in base a criteri quali la posizione geografica o la fonte del lead.

Implementa flussi di lavoro di lead nurturing che inviano e-mail di follow-up e promemoria per interagire con i lead nel tempo. Cos'è la gestione dei lead

Gestione delle opportunità di vendita: Automatizza la progressione delle opportunità di vendita, spostando i lead attraverso le fasi di vendita e assegnando attività ai team di vendita. Attiva avvisi o promemoria per i rappresentanti di vendita per dare seguito alle opportunità in corrispondenza di traguardi chiave. Funnel di vendita efficaci

Onboarding del cliente: Crea flussi di lavoro di onboarding per i nuovi clienti, guidandoli attraverso il processo di configurazione e fornendo informazioni e risorse utili. Pianifica chiamate o e-mail di follow-up per garantire la soddisfazione del cliente. Best practice per migliorare l'onboarding dei clienti

Ticket di assistenza clienti: Assegna e assegna automaticamente la priorità ai ticket di supporto in base a criteri quali la gravità del problema, il tipo di cliente o gli accordi sul livello di servizio (SLA). Invia aggiornamenti automatici ai clienti riguardo allo stato delle loro richieste di supporto. Gestione dei ticket

Campagne di email marketing: Automatizza le campagne di email marketing per segmentare e indirizzare i clienti in base al loro comportamento, interessi o acquisti passati.

Pianifica la consegna delle email in orari ottimali per aumentare i tassi di apertura e di clic. Aumenta le conversioni con l'email marketing

Opportunità di rinnovo e upsell: Configura flussi di lavoro per identificare e avvisare i team di vendita sui prossimi rinnovi contrattuali o potenziali opportunità di upsell.

Automatizza l'invio di promemoria di rinnovo o consigli sui prodotti.

Feedback e sondaggi dei clienti: Invia automaticamente sondaggi post-interazione o richieste di feedback ai clienti. Attiva avvisi quando viene ricevuto un feedback negativo per rispondere tempestivamente alle preoccupazioni dei clienti. Creazione e invio di sondaggi

Qualità e arricchimento dei dati: Utilizza i flussi di lavoro per convalidare e arricchire i dati di contatto integrandoli con i servizi di arricchimento dei dati. Pulisci e aggiorna regolarmente i record dei contatti per garantire informazioni accurate. Ripulire i “dati sporchi”

Comunicazione tra dipartimenti: Crea flussi di lavoro che facilitano la comunicazione tra i team di vendita, marketing e assistenza clienti.

Condividi informazioni e aggiornamenti sulle interazioni e le esigenze dei clienti. Collaborazione (Commenti e Menzioni)

Gestione dell'inventario ed elaborazione degli ordini: automatizza i flussi di lavoro di elaborazione degli ordini, inclusi controlli dell'inventario, e-mail di conferma dell'ordine e aggiornamenti sul monitoraggio della consegna. Avvisa i team quando i livelli di inventario raggiungono determinate soglie o quando gli articoli sono di nuovo disponibili. Automatizzazione della gestione dell'inventario

Registrazione ad eventi e webinar: Automatizza i processi di registrazione e follow-up per eventi e webinar. Invia conferme, promemoria e sondaggi o contenuti post-evento ai partecipanti. Automatizzazione dei WebForm

Gestione dei contratti e dei documenti: Semplifica i flussi di lavoro di approvazione dei contratti indirizzando i contratti alle parti interessate appropriate per la revisione e la firma. Automatizza il controllo e il monitoraggio delle versioni dei documenti. Approvazione Automazione

Previsione e fidelizzazione del tasso di abbandono dei clienti: Sviluppa flussi di lavoro che analizzano il comportamento dei clienti e attivano avvisi quando vengono rilevati segnali di potenziale abbandono.

Implementa flussi di lavoro di fidelizzazione per coinvolgere i clienti a rischio con offerte o supporto.

Gestione partner e affiliati: Utilizza i flussi di lavoro per gestire l'onboarding dei partner, il monitoraggio dei lead generati dai partner e i calcoli delle commissioni.

Automatizza la comunicazione e il reporting dei partner.

Scenari personalizzati: Personalizza i flussi di lavoro per affrontare processi aziendali unici e requisiti specifici del tuo settore e della tua organizzazione.

La flessibilità e le opzioni di personalizzazione dei flussi di lavoro CRM li rendono preziosi per migliorare vari aspetti della gestione delle relazioni con i clienti, dalla lead generation al supporto post-vendita e oltre. L'adattamento dei flussi di lavoro alle esigenze specifiche della tua organizzazione può portare a una maggiore efficienza e soddisfazione del cliente.

Abbiamo coperto molti argomenti, dalla comprensione del concetto di flussi di lavoro CRM, all'esplorazione dei componenti dei flussi di lavoro e all'esame delle migliori pratiche e dei casi d'uso aziendali in cui i flussi di lavoro possono essere utilizzati nella tua organizzazione.

Per concludere questa guida, ecco uno sguardo più granulare ad alcuni dei casi d'uso che abbiamo trattato e a come potrebbe essere progettato un flusso di lavoro per questo.

8. Mappatura di alto livello di alcuni casi d'uso del flusso di lavoro CRM

a) Flusso di lavoro di onboarding del cliente

Scenario: Una società SaaS (Software as a Service) desidera garantire un'esperienza di onboarding fluida per i nuovi clienti, guidandoli attraverso la configurazione dell'account, la formazione e l'utilizzo iniziale del prodotto.
Flusso di lavoro: Il sistema CRM è configurato con un flusso di lavoro di onboarding del cliente. Quando un nuovo cliente si iscrive, il flusso di lavoro attiva una serie di e-mail di onboarding automatizzate e imposta attività per il team di successo del cliente. Include tutorial interattivi, collegamenti a risorse e follow-up personalizzati per aiutare i clienti a ottenere il massimo dal prodotto.
Vantaggi: Questo flusso di lavoro accelera il time-to-value per i clienti, riduce i tassi di abbandono e migliora l'adozione dei prodotti. È più probabile che i clienti soddisfatti rinnovino i loro abbonamenti e consiglino il prodotto ad altri.

b) Flusso di lavoro per il punteggio principale e l'assegnazione

Scenario: Un'azienda B2B riceve un volume elevato di lead in entrata e il team di vendita desidera un sistema per stabilire le priorità e distribuire i lead in base alla loro qualità e al valore potenziale.
Flusso di lavoro: Il CRM è dotato di un flusso di lavoro di punteggio e assegnazione dei lead. Quando viene creato un nuovo lead, il flusso di lavoro assegna un punteggio in base a criteri predefiniti, come titolo professionale, dimensioni dell'azienda e cronologia del coinvolgimento. I lead con punteggio elevato vengono automaticamente assegnati ai rappresentanti di vendita più adatti, mentre i lead con punteggio inferiore ricevono ulteriore supporto attraverso campagne di marketing.
Vantaggi: Questo flusso di lavoro garantisce che i lead di alto valore vengano prontamente coinvolti dai giusti rappresentanti di vendita, aumentando i tassi di conversione e le entrate. Inoltre, impedisce al team di vendita di perdere tempo con lead di bassa qualità.

c) Flusso di lavoro relativo alle opportunità di rinnovo e upsell

Scenario: Un'azienda basata su abbonamento desidera gestire in modo proattivo i rinnovi dei clienti e identificare opportunità di upselling o cross-selling di prodotti o servizi aggiuntivi.
Flusso di lavoro: Il CRM è configurato con un flusso di lavoro di rinnovo e opportunità di upselling. Monitora i prossimi rinnovi degli abbonamenti e invia automaticamente promemoria sia ai clienti che al team di vendita. Analizza inoltre i dati sull'utilizzo dei clienti per identificare potenziali opportunità di upsell e attiva offerte o consigli automatizzati.
Vantaggi: Questo flusso di lavoro aumenta i tassi di rinnovo degli abbonamenti e le entrate identificando e sfruttando le opportunità di upselling. Migliora la fidelizzazione dei clienti e il valore della vita.

d) Flusso di lavoro per la gestione delle campagne di marketing

Scenario: Un'azienda conduce varie campagne di marketing tramite e-mail, social media e altri canali e deve coordinare e monitorare questi sforzi in modo efficace.
Flusso di lavoro: Il sistema CRM è configurato con un flusso di lavoro di gestione delle campagne di marketing. Automatizza la creazione e l'esecuzione di campagne di marketing, inclusi invii di e-mail, post sui social media e posizionamenti di annunci. Il flusso di lavoro tiene traccia e analizza le prestazioni della campagna, consentendo aggiustamenti e ottimizzazioni in tempo reale.
Vantaggi: Questo flusso di lavoro garantisce che le campagne di marketing vengano eseguite in modo coerente ed efficiente. Fornisce informazioni preziose sull'efficacia della campagna e consente un processo decisionale basato sui dati per migliorare il ROI.

e) Flusso di lavoro per la gestione delle relazioni con i partner

Scenario: Un'azienda collabora con partner esterni, come rivenditori o affiliati, e deve gestire in modo efficiente le relazioni con i partner, la generazione di lead e il monitoraggio delle commissioni.
Flusso di lavoro: Il CRM è dotato di un flusso di lavoro di gestione delle relazioni con i partner. Automatizza la distribuzione dei lead ai partner, tiene traccia dello stato dei lead e calcola le commissioni in base alle trattative chiuse. Il flusso di lavoro fornisce inoltre ai partner l'accesso alle risorse necessarie e agli aggiornamenti sui progressi dei loro lead.
Vantaggi: Questo flusso di lavoro semplifica la collaborazione dei partner, garantisce calcoli accurati delle commissioni e incoraggia il coinvolgimento dei partner. Porta ad un aumento delle vendite attraverso i canali dei partner e a migliori relazioni con i partner.

Questi esempi mostrano come i flussi di lavoro CRM possono essere personalizzati per soddisfare esigenze e processi aziendali specifici, portando a vari vantaggi tangibili, tra cui una migliore esperienza del cliente, un aumento delle entrate, una migliore gestione dei lead e operazioni più efficienti e organizzate.